(1) Auftraggeber sind verpflichtet, sachdienliche Unterlagen über jede Auftragsvergabe zeitnah zu erstellen und die Entscheidungen über die Auswahl der Unternehmen und die Auftragsvergabe, die Wahl des Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung und die Nichtanwendung der Vergabevorschriften nachvollziehbar zu dokumentieren.

(2) Die sachdienlichen Unterlagen sind für mindestens vier Jahre ab Auftragsvergabe aufzubewahren. Der Kommission sind auf deren Verlangen die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.