14.1 Allgemeine Sicherungsmaßnahmen
Die Bewerberlisten sind vertraulich zu behandeln und sorgfältig zu verwahren. Eine Person, die an der Vergabeentscheidung nicht beteiligt ist, hat die eingehenden Angebote wegzuschließen.
Im Eröffnungstermin ist festzustellen, ob der Verschluss der schriftlichen Angebote unversehrt ist und die elektronischen Angebote verschlüsselt sind. Die Angebote sind zu kennzeichnen und stichprobenweise vom Verhandlungsleiter oder der von ihm beauftragten Person darauf durchzusehen, ob Anhaltspunkte für eine Manipulationsabsicht vorliegen. Bei fehlenden oder unvollständigen Eintragungen sind die Leerfelder im Angebot sofort in geeigneter Weise zu sperren, um nachträgliche Ergänzungen auszuschließen.
Die Angebote können mit individuellen Perforationsmaschinen gestanzt oder in anderer Weise (schnüren und siegeln) dauerhaft gesichert werden. Eine Entfernung der angebrachten Sicherung ist nicht zulässig.
14.2 Sicherungskopien
Eine weitere Sicherungsmöglichkeit ist die Anfertigung von Fotokopien der Angebote oder der Kurztextpreisverzeichnisse. Diese Duplikate sind unverzüglich nach der Herstellung bis zum Abschluss des Prüfungs- und Wertungsverfahrens so zu verwahren, dass die mit dem Originalangebot befassten Personen keinen Zugang dazu haben. Dieses Kopier-Verfahren soll in allen Fällen angewandt werden, in denen die Angebote zur Auswertung an Dritte abgegeben werden, sowie unter Abwägung von Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten in Fällen von finanzieller oder besonderer inhaltlicher Bedeutung oder aus besonderem Anlass, etwa wenn sich bei der ersten Durchsicht konkrete Anhaltspunkte für eine Manipulationsabsicht ergeben haben.
Diesem Verfahren steht gleich die Anwendung der Richtlinien zu 313 und 321 nach dem Vergabehandbuch für die Durchführung von Bauaufgaben des Landes. In diesem Fall sind die Angebote nach der Eröffnung, Kennzeichnung und Durchsicht unverzüglich von einer Person, die nicht an der Vergabeentscheidung beteiligt ist, mittels Datenverarbeitung zu erfassen, nachzurechnen und vor Veränderungen zu schützen. Unregelmäßigkeiten, die bei der Angebotserfassung erkannt werden, sind detailliert zu dokumentieren.