Der Verwaltungsvollzug bei Zuwendungen an die öffentliche Hand (einwerben, annehmen oder vermitteln) und die Genehmigung sind grundsätzlich zu trennen. Bei einem mehrstufigen Verwaltungsaufbau erteilt die oberste Landesbehörde die Genehmigung für Zuwendungen, die im nachgeordneten Geschäftsbereich vollzogen werden; sie kann die Genehmigungsbefugnis delegieren. Ist die oberste Landesbehörde selbst Zuwendungsempfänger, ist genehmigende Stelle die Amtschefin oder der Amtschef.
Der Vollzug der Zuwendung darf erst nach Genehmigung durch die genehmigende Stelle erfolgen.
Die mit dem Vollzug befasste Stelle trifft die Absprachen mit dem potenziellen Zuwendungsgeber. Bei bedeutenden Zuwendungen soll – unbeschadet der Verpflichtung zur aktenmäßigen Dokumentation – ein schriftlicher Vertrag (insbesondere Sponsoringvertrag) verfasst werden. Dies gilt verbindlich bei Geldzuwendungen ab 5.000 EUR.
Die mit dem Vollzug befasste Stelle beantragt bei der genehmigenden Stelle die Genehmigung zur Annahme der Zuwendung und legt dabei alle entscheidungsrelevanten Tatsachen offen, insbesondere:
- Gegenstand, Zweckbestimmung der Zuwendung,
- Betrag oder Geldwert der Zuwendung,
- Person / Institution des Zuwendungsgebers,
- bei Sponsoring: Art der kommunikativen Gegenleistung,
- ggf. Vertragsentwurf,
- Hinweise auf die Seriosität des Zuwendungsgebers oder Tatsachen, die diese untergraben könnten,
- Hinweise auf dienstliche oder geschäftliche Beziehungen zum Zuwendungsgeber, insbesondere solcher im Sinne von Nr. 21 Abs. 1,
- Beschreibung der Kontaktanbahnung und Bestätigung, dass der Zuwendungsgeber die Zuwendung freiwillig und ohne Druck zu leisten bereit ist,
- wenn mehrere Zuwendungsgeber in Betracht kommen: Hinweise zur Wettbewerbssituation und Erläuterung der Auswahlkriterien.
Die genehmigende Stelle orientiert sich bei der Erteilung der Genehmigung an den Maßstäben der Nr. 21 sowie an der Einschätzung, ob bei Annahme der Zuwendung ein böser Anschein entstehen könnte.
Zuwendungen in Geld sind nach den haushalts- oder buchungsrechtlichen Bestimmungen nachzuweisen.
Die mit dem Vollzug befasste Stelle macht diese Verfahrensschritte aktenkundig und bewahrt die Unterlagen nach den jeweils geltenden Aufbewahrungsbestimmungen auf.