Ein öffentlicher Auftraggeber darf ein Angebot nicht auf der Grundlage bloßer Zweifel oder einer nicht eindeutigen eigenen Produktrecherche ausschließen. Rügt der Bieter, dass die angebotene Leistung falsch beurteilt worden sei, muss die Vergabestelle die tatsächliche Ausführung des angebotenen Produkts aufklären, sofern der Angebotsinhalt nicht bereits eindeutig feststeht.

Hat der Auftraggeber mit dem Angebot Muster angefordert, muss er diese bei der Prüfung der Leistungskonformität auch berücksichtigen. Ein Angebotsausschluss darf nicht allein auf unvollständige Herstellerinformationen gestützt werden, wenn das eingereichte Muster oder eine zulässige Aufklärung verlässliche Erkenntnisse über das tatsächlich angebotene Produkt ermöglichen können. VK Niedersachsen, Beschluss vom 18. September 2025, Az. VgK-36/2025

 

Der Sachverhalt

Der Auftraggeber schrieb Trockenbauarbeiten für einen Neubau aus. Einziges Zuschlagskriterium war der Preis. Für ein Metalldeckenelement verlangte das Leistungsverzeichnis unter anderem, dass das Element einzeln, werkzeuglos, abklappbar und in Flurlängsrichtung verschiebbar sein musste.

Die spätere Antragstellerin gab in ihrem Angebot zunächst ein Fabrikat, aber keinen konkreten Produkttyp an. Nach einer entsprechenden Aufforderung ergänzte sie die Typenbezeichnung. Die Vergabestelle recherchierte anschließend selbst zum angebotenen Deckensystem. Den von ihr ausgewerteten Herstellerunterlagen entnahm sie, dass das System mithilfe eines Inbusschlüssels oder eines Spachtels geöffnet werde. Beides wertete sie als Werkzeug. Sie ging deshalb davon aus, dass das angebotene Produkt die Mindestanforderung einer werkzeuglosen Bedienung nicht erfülle, und schloss das Angebot aus.

Der Bieter wandte sich gegen diese Bewertung. Nach seiner Auffassung hatte der Auftraggeber die konkrete Ausführungsvariante des angebotenen Produkts nicht zutreffend ermittelt.

 

Ausschluss setzt eine gesicherte Tatsachengrundlage voraus

Ein Angebot, das von den verbindlichen Vorgaben der Vergabeunterlagen abweicht, darf grundsätzlich nicht bezuschlagt werden. Der Ausschluss setzt jedoch voraus, dass die Abweichung feststeht.

Bloße Zweifel an der Erfüllung einer technischen Mindestanforderung genügen nicht. Die Vergabestelle muss zunächst zuverlässig bestimmen,

• welches Produkt angeboten wurde,
• in welcher technischen Ausführung es angeboten wurde,
• welche Eigenschaften diese Ausführung besitzt und
• ob gerade diese Eigenschaften von den verbindlichen Anforderungen des Leistungsverzeichnisses abweichen.

Bleibt nach der Prüfung offen, welche Produktvariante der Bieter seinem Angebot zugrunde gelegt hat, fehlt regelmäßig die notwendige Tatsachengrundlage für einen zwingenden Ausschluss.

 

Eigene Internet- oder Produktrecherchen können unzureichend sein

Öffentlich zugängliche Produktinformationen können bei der Angebotsprüfung berücksichtigt werden. Sie ersetzen allerdings nicht in jedem Fall die Aufklärung des konkreten Angebots.

Hersteller vertreiben häufig unterschiedliche Ausführungen oder Konfigurationen eines Produkts. Ein allgemeines Datenblatt muss deshalb nicht zwingend sämtliche technisch verfügbaren Varianten beschreiben. Auch können Produktinformationen veraltet, verkürzt oder nicht eindeutig der angebotenen Ausführung zuzuordnen sein.

Ergibt die Recherche keine eindeutige Aussage über das konkret angebotene Produkt, darf die Vergabestelle nicht ohne Weiteres die für den Bieter nachteiligste Auslegung zugrunde legen. Nach den veröffentlichten Entscheidungsinformationen ersetzten die eigenen Recherchen des Auftraggebers die gebotene Aufklärung nicht, weil sie keine eindeutige Aussage zu sämtlichen verfügbaren Produktvarianten ermöglichten.

 

Rüge kann eine Aufklärungspflicht auslösen

Weist der Bieter in seiner Rüge konkret darauf hin, dass die Vergabestelle sein Produkt oder dessen technische Eigenschaften falsch beurteilt habe, muss der Auftraggeber diesen Einwand sachlich prüfen.

Eine Aufklärung ist insbesondere angezeigt, wenn

• die Angaben im Angebot mehrere technische Ausführungen zulassen,
• Herstellerinformationen nicht eindeutig sind,
• der Bieter eine konkrete abweichende Produkteigenschaft behauptet,
• ein eingereichtes Muster weitere Erkenntnisse verspricht oder
• die Vergabestelle selbst eine Nachforderung produktbezogener Unterlagen vorgesehen hat.

Der Auftraggeber darf die Rüge nicht allein unter Hinweis auf seine ursprüngliche Recherche zurückweisen, wenn der Bietervortrag konkrete Zweifel an der Richtigkeit der bisherigen Prüfung begründet.

 

Aufklärung darf den Angebotsinhalt nicht verändern

Die Aufklärung dient ausschließlich dazu, den bereits mit Ablauf der Angebotsfrist feststehenden Inhalt des Angebots zu ermitteln. Sie darf dem Bieter keine Möglichkeit geben, sein Produkt nachträglich auszutauschen, technisch zu verbessern oder auf eine andere Ausführungsvariante umzustellen.

Zulässig ist die Aufklärung, wenn geklärt werden soll, welche bereits angebotene Produktausführung gemeint war und welche objektiven Eigenschaften diese Ausführung besitzt. Unzulässig wäre dagegen die nachträgliche Wahl einer anderen Produktvariante, wenn diese aus dem ursprünglichen Angebot nicht bereits hervorging.

Die Vergabestelle muss daher sorgfältig zwischen drei Situationen unterscheiden:

1. Der Angebotsinhalt ist eindeutig und erfüllt die Mindestanforderung.
   Das Angebot bleibt in der Wertung.

2. Der Angebotsinhalt ist eindeutig und weicht von einer Mindestanforderung ab.
   Das Angebot ist grundsätzlich auszuschließen.

3. Der Angebotsinhalt oder eine technische Produkteigenschaft ist unklar.
   Eine Aufklärung kann vor einer Ausschlussentscheidung erforderlich sein.

 

Angeforderte Muster müssen geprüft werden

Fordert der Auftraggeber mit dem Angebot die Einreichung eines Musters, wird dieses Bestandteil der zur Verfügung stehenden Prüfungsgrundlage.

Ein solches Muster darf bei der technischen Angebotsprüfung nicht unberücksichtigt bleiben. Es kann insbesondere zeigen, ob das angebotene Produkt eine bestimmte Funktion erfüllt, wie es bedient wird und ob die Ausführung den Vorgaben des Leistungsverzeichnisses entspricht.

Die Vergabestelle kann nicht einerseits ein Muster verlangen und andererseits ihre Entscheidung ausschließlich auf andere Produktinformationen stützen, ohne das Muster in die Prüfung einzubeziehen. Fordert sie Muster zur Beurteilung der angebotenen Leistung, muss sie die daraus gewonnenen Erkenntnisse nachvollziehbar würdigen.

 

Kein Automatismus zugunsten des Bieters

Die Pflicht zur Aufklärung bedeutet nicht, dass jede technische Eigenerklärung des Bieters ungeprüft übernommen werden muss.

Der Auftraggeber darf und muss weiterhin feststellen, ob die angebotene Leistung sämtliche Mindestanforderungen erfüllt. Bestätigt die Aufklärung, dass die geschuldete technische Eigenschaft fehlt, bleibt der Angebotsausschluss geboten.

Ebenso wenig kann der Bieter durch ergänzende Erläuterungen eine ursprünglich nicht angebotene Eigenschaft nachträglich zum Vertragsinhalt machen. Die Aufklärung schützt nicht vor den Folgen eines tatsächlich abweichenden Angebots. Sie soll lediglich verhindern, dass ein wertungsfähiges Angebot aufgrund einer unvollständigen oder fehlerhaften Tatsachenermittlung ausgeschlossen wird.

 

Bedeutung für die Vergabepraxis

Die Entscheidung zeigt, dass die Prüfung technischer Angebote regelmäßig in mehreren Schritten erfolgen sollte:

 

1. Verbindliche Anforderung bestimmen

Zunächst ist festzustellen, welche technische Eigenschaft das Leistungsverzeichnis tatsächlich zwingend verlangt. Dabei ist die Gesamtheit der Vergabeunterlagen zu berücksichtigen.

 

2. Angebotsinhalt auslegen

Anschließend ist zu prüfen, welches konkrete Fabrikat, welcher Typ und welche Ausführungsvariante angeboten wurden.

 

3. Sämtliche Erkenntnisquellen auswerten

Zu berücksichtigen sind insbesondere:

• Eintragungen im Leistungsverzeichnis,
• Produkt- und Typenangaben,
• technische Datenblätter,
• zulässige zusätzliche Erläuterungen,
• eingereichte Muster sowie
• Ergebnisse einer Angebotsaufklärung.

 

4. Widersprüche aufklären

Sind die Unterlagen nicht eindeutig, darf die Vergabestelle nicht vorschnell von einer Abweichung ausgehen. Sie muss prüfen, ob eine Aufklärung ohne Änderung des Angebots möglich ist.

 

5. Entscheidung dokumentieren

Die Vergabeakte sollte nachvollziehbar darstellen, welche Produktvariante geprüft wurde, welche Informationen zugrunde lagen und weshalb die Anforderungen erfüllt oder nicht erfüllt sind.

 

Hinweise für Bieter

Bieter sollten technische Produkte so genau bezeichnen, dass die angebotene Ausführungsvariante zweifelsfrei bestimmt werden kann. Dazu gehören insbesondere:

• vollständige Hersteller- und Typenbezeichnung,
• gegebenenfalls Varianten- oder Konfigurationsnummer,
• eindeutige Zuordnung beigefügter Datenblätter,
• konkrete Bestätigung kritischer Mindestanforderungen und
• Kennzeichnung, wenn allgemeine Herstellerunterlagen mehrere Varianten betreffen.

Wird das Angebot aufgrund einer aus Sicht des Bieters unzutreffenden technischen Bewertung ausgeschlossen, sollte die Rüge konkret erläutern, welche Ausführung angeboten wurde, aus welcher Angebotsunterlage sich dies ergibt und weshalb diese Ausführung die Mindestanforderung erfüllt.

 

Hinweise für Auftraggeber

Vergabestellen sollten bei technischen Zweifeln nicht allein auf frei zugängliche Herstellerunterlagen vertrauen, wenn diese das konkrete Angebot nicht eindeutig abbilden.

Fordert der Auftraggeber Muster, Datenblätter oder Produktnachweise, sollte bereits in den Vergabeunterlagen festgelegt werden,

• welchem Zweck die Unterlagen dienen,
• welche Eigenschaften anhand der Muster geprüft werden,
• ob und in welchem Umfang produktbezogene Unterlagen nachgefordert werden können und
• wie mit Abweichungen zwischen Formularangaben, Datenblättern und Mustern umgegangen wird.

Das verringert das Risiko, ein wertungsfähiges Angebot aufgrund einer unvollständigen technischen Prüfung auszuschließen.

 

Fazit

Ein Angebotsausschluss wegen Abweichung von technischen Mindestanforderungen verlangt eine zuverlässige Feststellung des angebotenen Produkts und seiner Eigenschaften. Bloße Zweifel oder eine nicht eindeutige Herstellerrecherche reichen nicht aus.

Erhebt der Bieter konkrete Einwände gegen die Produktprüfung, kann der Auftraggeber verpflichtet sein, das Angebot aufzuklären. Angeforderte Muster sind dabei in die Prüfung einzubeziehen. Die Aufklärung darf jedoch ausschließlich den bereits feststehenden Angebotsinhalt klären und keine nachträgliche Änderung des Produkts ermöglichen.