Bis spätestens 18. Oktober 2018 müssen alle Auftraggeber und Auftragnehmer vollständig auf eine elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren umgestellt haben. Bis zu diesem Zeitpunkt können Angebote, Teilnahmeanträge, Interessensbekundungen und Interessensbestätigungen noch per Post oder auf einem anderen geeigneten Weg übermittelt werden. Die Zentralen Beschaffungsstellen des Bundes sowie der Länder und Kommunen mussten bereits zum 18. April 2017 komplett auf E-Vergabe umstellen.

 

Hintergrund

Seit dem 18. April 2016 müssen öffentliche Auftraggeber und Unternehmen im Oberschwellenbereich grundsätzlich elektronische Mittel zur Kommunikation nutzen (vgl. § 97 Abs. 5 GWB, § 9 Abs. 1 VgV).

Die elektronische Kommunikation betrifft insbesondere

• die elektronische Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung,
• die kostenfreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung über das Internet und
• die elektronische Angebotsabgabe.

Die Umstellung auf die elektronische Kommunikation ist zwingend und unabhängig vom Liefer- und Leistungsgegenstand, der der Vergabe zugrunde liegt.

Öffentliche Auftraggeber müssen – von spezifischen Sonderfällen (vgl. § 12 VgV) abgesehen – elektronische Kommunikationsmittel nutzen, die nicht diskriminierend, allgemein verfügbar sowie mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel sind und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken (vgl. § 11 Abs. 1 VgV).

Diese Pflicht betrifft ausschließlich den Datenaustausch zwischen den öffentlichen Auftraggebern und den Unternehmen. Die Ausgestaltung ihrer internen Arbeitsabläufe bleibt öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen überlassen.

 

Nutzen

Mit der elektronischen Beschaffung (E-Vergabe) können Vergabeverfahren vollständig über das Internet und spezielle Vergabeplattformen abgewickelt werden. Sowohl für den öffentlichen Auftraggeber als auch für private Auftragnehmer ist die E-Vergabe effizienter aufgrund einheitlicher Verfahren und geringerer Kosten.

 

Umsetzung

1. EU-weite Bekanntmachungen

• Veröffentlichung im Internet durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union.
• Die Bekanntmachungen müssen zwingend eine Internetadresse enthalten, unter der sämtliche Vergabeunterlagen, einschließlich der Leistungsbeschreibung, unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig direkt über das Internet abgerufen werden können.
• Ausnahmen gelten ausschließlich für diejenigen Teile der Vergabeunterlagen, die nicht mithilfe allgemein verfügbarer IKT elektronisch abgebildet werden können oder hinsichtlich derer aufgrund der neuen EU-Vergaberichtlinien eng umrissene Sicherheitsbedenken geltend gemacht werden können.

 

2. Beschaffungen des Bundes im Unterschwellenbereich

Für sie gelten seit dem 02.09.2017 die Bestimmungen zur Digitalisierung der Vergabeverfahren der Unterschellenvergabeordnung (UVgO).

• Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachungen im Internet (§ 28 UVgO).

Die Veröffentlichung ausschließlich zum Beispiel in Amtsblättern oder sonstigen Printmedien ist damit nicht mehr gestattet. Jede Auftragsbekanntmachung muss über das Portal www.bund.de auffindbar sein.

• Die Internetadresse muss bereits in der Auftragsbekanntmachung angegeben werden. Die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, müssen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über das Internet abrufbar sein (§ 29 UVgO).
• Spätestens ab dem 1. Januar 2020 sind Angebote und Teilnahmeanträge zwingend mithilfe elektronischer Mittel einzureichen.

Ausnahmen: Der geschätzte Auftragswert überschreitet 25.000 Euro nicht oder es wird ein Vergabeverfahren durchgeführt, bei dem keine Auftragsbekanntmachung veröffentlicht wird (Einzelheiten der Regelung in § 38 Absätze 1 bis 4 UVgO).

 

3. Portal www.bund.de

Auf www.bund.de sind aktuelle Ausschreibungen der öffentlichen Hand zu finden. Hinzu kommt, dass zum Beispiel gem. § 12 Abs. 1 S. 2 VOL/A elektronische Ausschreibungen, die auf anderen Portalen veröffentlicht werden, über die Suchfunktion von www.bund.de ermittelbar sein müssen.

 

4. Elektronische Vergabe mit [ams] rechtsanwälten

Für Auftraggeber führen wir nationale und europaweite Vergabe- und Konzessionsverfahren von der Bedarfsbildung bis zur Auftragserteilung durch. Eine vollelektronische Umsetzung nach den aktuellen Anforderungen der Richtlinien, Gesetze und Verordnungen ist über unser Vergabemanagementsystem gewährleistet.

Hinzu kommt, dass Auftraggeber und auch andere Projektbeteiligte von Anfang an bei der Verfahrensabwicklung eingebunden werden können. Alle Mitwirkenden sind über den direkten Zugriff stets informiert und können sich zeitnah und unmittelbar in den Beschaffungsprozess einbringen.

Unsere bisher sehr positiven Erfahrungen zeigen, dass eventuell bestehende Berührungsängste mit vollelektronisch durchgeführtes Vergabeverfahren schnell abgebaut werden konnten und am Ende alle Beteiligten von der hohen Effizienz dieses Prozesses überzeugt waren.