Diese Verwaltungsvorschrift ist von allen Behörden und Betrieben des Landes sowie den landesunmittelbaren juristischen Personen des öffentlichen Rechts anzuwenden, die § 55 der Landeshaushaltsordnung (LHO) unmittelbar (öffentliche Auftraggeber) oder nach § 105 LHO (Auftraggeber) zu beachten haben, soweit sie Mittel des Landeshaushalts bewirtschaften.

Zur Erreichung der nachhaltigen Ziele der Landesregierung werden bei der Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen qualitative, innovative, soziale, umweltbezogene und wirtschaftliche Aspekte nach Maßgabe dieser Verwaltungsvorschrift berücksichtigt.

In Fällen, bei denen kein offenes Verfahren beziehungsweise keine öffentliche Ausschreibung beziehungsweise keine Verfahrensart mit Teilnahmewettbewerb erfolgt, soll bei wiederkehrenden Beschaffungen der Kreis der geeigneten Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, regelmäßig gewechselt werden. In sachlich begründeten Fällen sind Ausnahmen möglich.

Gemäß § 6 der Vergabeverordnung (VgV) beziehungsweise § 4 UVgO dürfen Personen, bei denen ein Interessenkonflikt besteht, am Vergabeverfahren nicht mitwirken.

Wirken Unternehmen oder Personen, die nicht Auftraggeber sind, an der Vorbereitung eines Vergabeverfahrens mit, so ist § 7 VgV beziehungsweise § 5 UVgO zu beachten.

In einem ersten Schritt ist der Beschaffungsbedarf zu ermitteln. Dieser ist Grundlage der Auftragswertschätzung. Der Bedarf für eine Leistung oder ein Produkt ist zu ermitteln und zu formulieren. Im Weiteren sind die Investitions- und Folgekosten zu schätzen und die Finanzierung zu klären. Wenn der Bedarf festgestellt wurde und dessen Finanzierung gesichert ist (§ 9 Absatz 2 LHO ist zu beachten), können die nächsten Schritte eingeleitet werden.

Die Höhe des Auftragswertes ist nach den Grundsätzen des § 3 VgV zu schätzen. Dabei ist vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Leistung auszugehen. Zudem sind etwaige Optionen oder Vertragsverlängerungen zu berücksichtigen. Sieht der öffentliche Auftraggeber Prämien oder Zahlungen an den Bewerber oder Bieter vor, sind auch diese zu berücksichtigen. Bei der Schätzung des Auftragswertes bleibt die Umsatzsteuer außer Betracht.

Hierzu kann auch eine Markterkundung gemäß § 28 VgV beziehungsweise § 20 UVgO vorgenommen werden. Die Grundlagen der Schätzung des Auftragswertes sind zu dokumentieren.

Die maßgeblichen EU-Schwellenwerte ergeben sich aus § 106 GWB (siehe https://wm.baden-wuerttemberg.de/de/wirtschaft/aufsicht-und-recht/oeffentliches-auftragswesen/grundsaetze-und-verfahren/).

Folgende nationale Regelungen sind in ihrer jeweils geltenden Fassung bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten zu beachten:

a) Vierter Teil des GWB;

b) VgV;

c) Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (Konzessionsvergabeverordnung – KonzVgV); die KonzVgV trifft nähere Bestimmungen über das einzuhaltende Verfahren bei der Vergabe von Bau- oder Dienstleistungskonzessionen durch Konzessionsgeber;

d) Verordnung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung (Sektorenverordnung – SektVO);

e) Vergabeverordnung für die Bereiche Verteidigung und Sicherheit (Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit – VSVgV);

f) Vergabestatistikverordnung – VergStatVO.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte sind folgende Regelungen anzuwenden:

a) § 55 LHO sowie die Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu § 55 LHO in der jeweils geltenden Fassung;

b) die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) vom 2. Februar 2017 (BAnz. AT 07.02.2017 B1, AT 08.02.2017 B1) in der jeweils geltenden Fassung. Abweichende Regelungen nach Maßgabe dieser Verwaltungsvorschrift sind zu beachten;

c) § 4 der VergStatVO.

Bei der Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen sind insbesondere die folgenden weiteren Regelungen unabhängig vom Auftragswert in der jeweils geltenden Fassung zu beachten:

a) für Dienstleistungen das Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG);

b) das Gesetz zur Mittelstandsförderung (MFG BW), insbesondere § 2 Absatz 2 und § 22;

c) das Landesabfallgesetz (LAbfG), insbesondere § 2;

d) das Gesetz zur Errichtung der Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBWG) insbesondere § 2 Absatz 1;

e) die Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und der Ministerien zur Verhütung unrechtmäßiger und unlauterer Einwirkungen auf das Verwaltungshandeln und zur Verfolgung damit zusammenhängender Straftaten und Dienstvergehen (VwV Korruptionsverhütung und -bekämpfung); auf Nummer 3.4.5 der VwV Korruptionsverhütung und -bekämpfung (Anfragen an die Melde- und Informationsstelle, Auskünfte) wird insbesondere hingewiesen;

f) bei der Beschaffung von Kraftfahrzeugen die Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums für den Kraftfahrzeugbetrieb des Landes (VwV Kfz);

g) bei der Beschaffung von Telekommunikationseinrichtungen die Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums und des Finanzministeriums über die Gestaltung und Benutzung der Telekommunikation (Dienstanschlussvorschrift – DAV);

h) die Vorschriften zur Sicherheitsüberprüfung (Landessicherheitsüberprüfungsgesetz – LSÜG – und Sicherheitsüberprüfungsfeststellungsverordnung – SÜVO);

i) das Landespersonalvertretungsgesetz, insbesondere § 81 Absatz 1 Nummer 3;

j) Gemeinsame Anordnung der Ministerien zur Förderung von Tätigkeiten des Landes durch Leistungen Privater (AnO Sponsoring).

Für die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Interessenten beziehungsweise Bietern im Vergabeverfahren sind ab den EU-Schwellenwerten die §§ 9 bis 12, 40, 41, 53, 54 und 81 VgV zu beachten. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten §§ 7 und 38 UVgO sowie §§ 10 bis 12 VgV entsprechend (§ 7 Absatz 4 UVgO).

Für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten in einem Vergabeverfahren sind elektronische Mittel zu verwenden. Die elektronischen Mittel und deren technische Merkmale müssen allgemein verfügbar, nichtdiskriminierend und mit allgemein verbreiteten Geräten und Programmen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Die Kommunikation in einem Vergabeverfahren kann auch mündlich erfolgen, wenn sie nicht die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Einreichung der Teilnahmeanträge oder die Einreichung der Angebote betrifft und wenn sie ausreichend und in geeigneter Weise dokumentiert wird.

In der Auftragsbekanntmachung muss die Internetadresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können, angegeben werden. Interessenten müssen die Vergabeunterlagen gemäß § 9 Absatz 3 Satz 2 VgV, § 7 Absatz 3 Satz 2 UVgO direkt ohne Registrierung herunterladen können. Es wird empfohlen Interessenten darauf hinzuweisen, dass sie sich im eigenen Interesse gemäß § 9 Absatz 3 Satz 1 VgV, § 7 Absatz 3 Satz 2 UVgO freiwillig registrieren. Bieter sollen vor dem Abruf der Vergabeunterlagen darauf hingewiesen werden, dass sie für den Fall, dass sie sich nicht registrieren lassen, sich regelmäßig über ergänzende Bieterinformationen informieren müssen (Holschuld des Bieters).

Für die Bereitstellung der Vergabeunterlagen gilt § 41 Absatz 1 VgV beziehungsweise § 29 Absatz 1 UVgO. Die Vergabeunterlagen müssen unentgeltlich (hinsichtlich des Zugangs und Abrufs der Unterlagen), uneingeschränkt, vollständig und direkt ohne Registrierung heruntergeladen werden können. Liegen die Voraussetzungen des § 41 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 29 Absatz 2 UVgO vor, kann der Auftraggeber die Vergabeunterlagen auf einem anderen geeigneten Weg übermitteln. Der Auftraggeber gibt in der Auftragsbekanntmachung an, welche Maßnahmen er zum Schutz der Vertraulichkeit von Informationen anwendet und wie auf die Vergabeunterlagen zugegriffen werden kann. Als vertraulich sind insbesondere alle Geschäfts- und Betriebsgeheimisse des Auftraggebers anzusehen. In solchen Fällen ist der Auftraggeber gehalten, besonders auf die eingeschränkte Verwendungsmöglichkeit der Unterlagen hinzuweisen.

Bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten sind gemäß § 40 VgV die Auftragsbekanntmachungen, Vorinformationen, Vergabebekanntmachungen und Bekanntmachungen über Auftragsänderungen dem Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union mit elektronischen Mitteln zu übermitteln. Die weitere Abwicklung der eVergabe muss der Auftraggeber selbst gewährleisten.

Elektronisch übermittelte Angebote und Teilnahmeanträge sind gemäß § 54 und § 55 Absatz 1 VgV beziehungsweise § 39 UVgO auf geeignete Weise zu kennzeichnen und verschlüsselt zu speichern. Die in §§ 10 und 11 VgV aufgestellten Anforderungen an die elektronischen Mittel sind zu beachten. Es muss technisch ausgeschlossen sein, dass jemand vor dem Öffnungstermin Kenntnis von den Inhalten der Angebote nehmen kann.

Soweit keine Ausnahme nach § 53 Absatz 2 bis 4 VgV vorliegt, sind gemäß § 81 VgV spätestens ab dem 18. Oktober 2018 für die Vergabe öffentlicher Aufträge ab den EU-Schwellenwerten elektronische Mittel im Sinne des § 10 VgV von allen Beteiligten verbindlich vorzugeben und zu verwenden.

Die Auftragsbekanntmachung und die Bereitstellung von Vergabeunterlagen sind bereits seit dem 18. April 2016 mit elektronischen Mittel im Sinne des § 10 VgV zu übermitteln und bereit zu stellen.

Bis 31. Dezember 2019 legt der Auftraggeber nach § 38 Absatz 1 UVgO fest, in welcher Form Teilnahmeanträge und Angebote einzureichen sind. Abweichend von § 39 Satz 1 UVgO und § 40 Absatz 2 Satz 1 UVgO können bis 31. Dezember 2019 außerdem elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge und Angebote unverschlüsselt gespeichert und Angebote auch von einer Vertreterin beziehungsweise einem Vertreter des Auftraggebers geöffnet werden. Dabei ist der Vertraulichkeitsgrundsatz (Nummer 7.1) zu beachten.

Ab dem 1. Januar 2020 muss der Auftraggeber elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge und Angebote akzeptieren, auch wenn er eine andere Form vorgegeben hat (§ 38 Absatz 2 UVgO).

Ab dem 1. Juli 2020 hat der Auftraggeber vorzugeben, dass Teilnahmeanträge und Angebote ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel zu übermitteln sind. Das gilt gemäß § 38 Absatz 4 UVgO nicht, wenn

• der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer 25 000 Euro nicht überschreitet oder

• eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird.

Dasselbe gilt für die sonstige Kommunikation nach § 7 UVgO, insbesondere für Bieterfragen und deren Beantwortung. Die Pflicht, dass Angebote ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel zu übermitteln sind, gilt gemäß § 38 Absatz 5 UVgO außerdem nicht, wenn zugleich physische oder maßstabsgetreue Modelle einzureichen sind, die nicht elektronisch übermittelt werden können. Diese Ausnahme bezieht sich nicht auf die sonstige Kommunikation im Vergabeverfahren nach § 7 UVgO. In diesen Ausnahmefällen erfolgt die Kommunikation auf dem Postweg, mittels Fax oder auf sonstige geeignete Weise.

Neben den in § 8 Absatz 3 UVgO geregelten Voraussetzungen für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb auch dann zulässig, wenn der Auftragswert voraussichtlich nicht mehr als 100 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) beträgt. Das Verfahren bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist in § 11 UVgO geregelt.

Neben den in § 8 Absatz 4 UVgO geregelten Voraussetzungen für eine Verhandlungsvergabe ist bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte eine Verhandlungsvergabe auch dann zulässig, wenn der Auftragswert voraussichtlich 50 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt.

Im Gegensatz zur Öffentlichen und Beschränkten Ausschreibung kann der Auftraggeber mit den ausgewählten Unternehmen über die von ihnen eingereichten Erstangebote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel verhandeln, die Angebote inhaltlich zu verbessern. Eine Verhandlung ist auch ohne Einreichung eines Erstangebots möglich. Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt und insbesondere über den Preis verhandelt werden mit Ausnahme der vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien. Beabsichtigt der Auftraggeber, nach geführten Verhandlungen diese abzuschließen, so unterrichtet er die Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung der endgültigen Angebote, über die nicht mehr verhandelt werden darf, fest. Das Verfahren bei einer Verhandlungsvergabe ist im Übrigen in § 12 UVgO geregelt. Demnach kann der Zuschlag auch ohne zuvor verhandelt zu haben gemäß § 12 Absatz 4 Satz 2 UVgO erteilt werden.

Der wettbewerbliche Dialog ist nur bei besonders komplexen Aufträgen möglich. Ein öffentlicher Auftrag gilt als besonders komplex, wenn der Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist, technische Spezifikationen zur Erfüllung seiner Bedürfnisse und Anforderungen oder die rechtlichen oder finanziellen Konditionen des Vorhabens anzugeben. Der wettbewerbliche Dialog eignet sich auch, wenn eine innovative Lösung gesucht wird. Die Einzelheiten ergeben sich aus § 18 VgV. Anders als bei der Innovationspartnerschaft (§ 19 VgV) richtet sich die Beschaffung beim wettbewerblichen Dialog nicht auf etwas Neuartiges, sondern auf eine Anpassung auf dem Markt vorhandener Lösungen, die den Bedürfnissen des Auftraggebers genügen.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte deckt die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb die Verfahrensart des Wettbewerblichen Dialogs ab. Nach § 12 Absatz 2 UVgO darf der Auftraggeber unmittelbar mit den Unternehmen auch ohne Vorlage eines Erstangebots verhandeln.

Die Innovationspartnerschaft stellt ein Verhandlungsverfahren dar, welches zu einem sehr frühen Stadium beginnt. Das Verfahren ermöglicht es dem Auftraggeber, eine langfristige Innovationspartnerschaft für die Entwicklung und den anschließenden Erwerb neuer innovativer Produkte und Dienstleistungen einzugehen, ohne dass danach ein erneutes Vergabeverfahren für die Beschaffung des Produktes oder der Dienstleistung durchgeführt wird. Voraussetzung ist, dass der Beschaffungsbedarf nicht durch bereits auf dem Markt verfügbare Produkte oder Dienstleistungen gedeckt werden kann. Die Einzelheiten ergeben sich aus § 19 VgV.

Der Abschluss von Rahmenvereinbarungen gemäß § 21 VgV und § 15 UVgO ist bei wiederkehrenden gleichartigen Beschaffungen zu empfehlen, bei denen der tatsächliche Bedarf noch nicht konkret bekannt ist, sich aber die Größenordnung eingrenzen lässt. Das in Aussicht genommene Auftragsvolumen ist so genau wie möglich zu ermitteln und bekannt zu geben, braucht aber nicht abschließend festgelegt zu werden. Rahmenvereinbarungen ermöglichen dem Auftraggeber über ein zweistufiges Verfahren eine verfahrensrechtlich vereinfachte Auftragsvergabe. In der ersten Stufe, der Ausschreibung der Rahmenvereinbarung durch eine der in Nummern 8.1 bis 8.4 genannten Vergabearten, wird ein rechtlicher Rahmen für die nachfolgenden Einzelaufträge festgeschrieben. Dabei müssen zum Beispiel Liefermenge, Lieferzeitpunkt und in der Regel der Lieferpreis noch nicht abschließend festgelegt werden. In der zweiten Stufe, also während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung, werden auf Grundlage der Rahmenvereinbarung die Einzelbeschaffungen vorgenommen; Liefermenge, Lieferzeitpunkt und Lieferpreis sind zu konkretisieren. Die Erteilung von Einzelaufträgen ist nur zulässig zwischen den in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen genannten Auftraggebern und den Unternehmen, mit denen Rahmenvereinbarungen abgeschlossen wurden. Es dürfen keine wesentlichen Änderungen an den Bedingungen der Rahmenvereinbarung vorgenommen werden.

Bei Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen wird in der ersten Stufe ein Wettbewerb zur Teilnahme an der Rahmenvereinbarung durchgeführt und mit den ausgewählten Unternehmen der sogenannte Lieferantenpool gebildet. Die Vergabe der Einzelaufträge im Wettbewerb erfolgt dann in der zweiten Stufe über Einzelrealisationswettbewerbe (Miniwettbewerbe) gemäß § 21 Absatz 4 und 5 VgV, zum Beispiel in Form einer einfachen Preisabfrage.

Die Laufzeit einer Rahmenvereinbarung darf ab den EU-Schwellenwerten höchstens vier Jahre, unterhalb der EU-Schwellenwerte höchstens sechs Jahre betragen, es sei denn, es liegt ein im Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall vor.

Abweichend von § 14 UVgO können Liefer- und Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden, wenn der voraussichtliche Auftragswert den Betrag von 5000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Zwischen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden. Es empfiehlt sich, eine Markterkundung vorab durchzuführen und zu dokumentieren. Die Vertragsbedingungen nach Nummer 12.1.2 sind zu nennen.

Diese Ausnahme gilt nicht für die Gegenstände, die der gemeinsamen Beschaffung unterliegen.

Öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden (siehe Fußnote 2 zu § 50 UVgO), sind unterhalb der EU Schwellenwerte grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Dabei ist ohne Bindung an die übrigen Vorschriften der UVgO so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist, § 50 UVgO. Es sind unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und aus Wettbewerbsgründen eine Markterkundung durchzuführen oder mehrere Vergleichsangebote einzuholen, es sei denn im Einzelfall rechtfertigen die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände, dass nur ein Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert wird. Dabei kann sich der Auftraggeber an der Regelung in § 12 Absatz 3 UVgO orientieren.

Die Vorschriften zur Dokumentation von Vergabeverfahren in § 6 UVgO sind auch für den Bereich der Vergabe freiberuflicher Leistungen anzuwenden.

Im Bereich der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg gelten zusätzlich die Richtlinien für die Beteiligung freiberuflich Tätiger an Baumaßnahmen des Landes und des Bundes (RifT). Im Bereich der Straßenbauverwaltung des Verkehrsministeriums gilt zusätzlich das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von freiberuflichen Leistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA F-StB).

Im Bereich der Raumplanung, des Städtebaus, der Landschafts- und Freiraumplanung, des Bauwesens oder der Datenverarbeitung kann es sich anbieten, Planungswettbewerbe durchzuführen. Bei Planungsleistungen sind § 69 ff. VgV und § 52 UVgO zu beachten.

Die Ausnahmetatbestände des § 116 Absatz 1 GWB für bestimmte Rechtsdienst-, Forschungs- und Entwicklungsleistungen gelten unterhalb der EU-Schwellenwerte entsprechend, das heißt die Regelungen des Vergaberechts müssen nicht angewandt werden.

Für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen über soziale und andere besondere Dienstleistungen gilt § 49 UVgO. Abweichend von § 8 Absatz 2 UVgO steht dem Auftraggeber für die Vergabe öffentlicher Aufträge über soziale und andere besondere Dienstleistungen im Sinne von § 130 Absatz 1 GWB neben der Öffentlichen Ausschreibung und der Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb stets auch die Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach seiner Wahl zur Verfügung. Beispiele für soziale und andere besondere Dienstleistungen im Sinne § 49 UVgO finden sich im Anhang XIV der Richtlinie 2014/24/EU (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=celex:32014L0024).

Die Vergabe von verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen öffentlichen Aufträgen ab den EU-Schwellenwerten richtet sich nach der VSVgV. Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen erfolgt im nicht offenen Verfahren oder im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. In begründeten Ausnahmefällen ist ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb oder ein wettbewerblicher Dialog zulässig. Verhandlungen im nicht offenen Verfahren sind unzulässig.

Die Vergabe von verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen öffentlichen Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte richtet sich nach § 51 UVgO. Dem öffentlichen Auftraggeber stehen für die Vergabe von verteidigungs- oder sicherheitsspezifischen öffentlichen Aufträgen die Beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb oder die Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb nach seiner Wahl zur Verfügung.

Grundsätzlich werden den Unternehmen für die Ausarbeitung von Bewerbungs- oder Angebotsunterlagen keine Kosten erstattet. Ist es erforderlich, von den Unternehmen außerhalb von Planungswettbewerben im Rahmen der Angebotserstellung zusätzliche Unterlagen, wie eigenständige Entwürfe, Pläne, Zeichnungen oder Berechnungen anzufordern, die nicht üblicherweise zur Ausarbeitung der Bewerbungs- oder Angebotsunterlagen gehören, sondern ein derartiges zeitliches Ausmaß annehmen oder eine Qualität erfordern, dass sie aus dem Rahmen des Üblichen herausfallen, sind diese Leistungen angemessen zu vergüten (analog § 77 Absatz 2 VgV, § 632 Absatz 2 BGB). Die Angemessenheit richtet sich nach Art, Umfang und Kosten der damit verbundenen Arbeit.

Die Vergütung ist einheitlich für alle Unternehmen festzusetzen und den Unternehmen vor Ausarbeitung der zusätzlichen Unterlagen zur Kenntnis zu geben. Die Vergütung kann entweder mit der Auftragsbekanntmachung oder mit der Aufforderung zu Verhandlungen festgesetzt werden.

Es empfiehlt sich, in diesen Fällen in einem zweistufigen Verfahren zunächst eine größere Zahl von Unternehmen aufzufordern, sich mit den üblichen Unterlagen (Angebot, Referenzen) zu bewerben (Teilnahmewettbewerb). In einer zweiten Stufe werden im Rahmen der Verhandlungen zur Auftragsvergabe geeignet erscheinende bietende Unternehmen aufgefordert, zusätzliche Unterlagen auszuarbeiten, die angemessen vergütet werden können.

Für die Änderung eines öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrags ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens gilt ab den EU-Schwellenwerten § 132 GWB, unterhalb der EU-Schwellenwerte § 47 UVgO.

Für die Erstellung der Leistungsbeschreibung sind § 121 GWB, § 31 VgV beziehungsweise § 23 UVgO zu beachten. Die Leistungsbeschreibung ist das Kernstück des Vergabeverfahrens. Um Fehler zu vermeiden, sollte sie sorgfältig erstellt werden. Die Leistung muss so eindeutig und so erschöpfend beschrieben werden, dass alle bietenden Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und die Angebote miteinander verglichen werden können.

Es gibt verschiedene Arten, Leistungen zu beschreiben:

a) konventionelle Leistungsbeschreibung: Verkehrsübliche Bezeichnung nach Art, Beschaffenheit und Umfang;

b) konstruktive Leistungsbeschreibung: Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis; bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung wird die Leistung in ihre wesentlichen Merkmale und konstruktiven Einzelheiten gegliedert;

c) funktionale Leistungsbeschreibung: Darstellung des Zwecks der Leistung, der Funktion der Leistung sowie der an die Leistung gestellten sonstigen Anforderungen.

Eine Kombination der verschiedenen Arten ist möglich.

In Ausnahmefällen ist es möglich, in die Leistungsbeschreibung Eventual- beziehungsweise Bedarfspositionen sowie Alternativ- beziehungsweise Wahlpositionen als Optionsrecht des Auftraggebers aufzunehmen.

Eine Bedarfsposition beziehungsweise Eventualposition liegt vor, wenn der Auftraggeber die Ausführung einer bestimmten Position nur bei Bedarf anordnet. Bedarfs- oder Eventualpositionen sind nur in eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig, wenn ein objektives Bedürfnis hierfür vorhanden ist und der Auftraggeber noch keine hinreichenden Erfahrungen hat, ob und unter welchen Umständen er die Bedarfsleistung benötigen wird. Eine Wahl- beziehungsweise Alternativposition liegt vor, wenn zwar feststeht, dass eine bestimmte Leistung ausgeführt werden soll, der Auftraggeber sich aber ein Wahlrecht über die Art und Weise der Ausführung vorbehalten möchte. Eine Option ist das Recht, einen bestehenden Vertrag durch einseitige Erklärung zu ändern, insbesondere zu verlängern, wobei ein Vertragspartner fest gebunden und der andere Vertragspartner frei ist, die Option auszuüben.

Zur Leistungsbeschreibung gemäß § 31 VgV oder § 23 UVgO gehören insbesondere:

a) die (technischen) Daten der Ware oder Dienstleistung, die beschafft werden soll; wenn die Leistung einer Zertifizierung unterliegen soll, haben dies die bietenden Unternehmen nachzuweisen; nähere Angaben hierzu finden sich in der Anlage 1 der VgV (Technische Anforderungen, Begriffsbestimmungen);

b) die benötigte Menge, die möglichst genau anzugeben ist; bei Rahmenvereinbarungen ohne garantierte Mengenabnahme muss zumindest ein geschätzter Verbrauch angegeben werden, damit die bietenden Unternehmen einen Anhaltspunkt für die Preiskalkulation haben;

c) der Liefer- oder Ausführungsort;

d) die Angabe, ob zur Auswahl der Ware Proben und/oder Muster benötigt werden; bei einigen Dienstleistungen kann eine Besichtigung notwendig sein; wird diese erwartet, ist dies auch in der Leistungsbeschreibung zu erwähnen und den Vergabeunterlagen eine Besichtigungsbestätigung beizufügen;

e) Angaben, ob Gerätevorführungen, Teststellungen von Geräten beim Bedarfsträger oder Testmessungen im Rahmen des Vergabeverfahrens vorgesehen sind;

f) Angaben zur Wartung und zur Einweisung der Beschäftigten des Auftraggebers;

g) gegebenenfalls Regelungen zur Überlassung von Material, das sich im Eigentum des Landes befindet, zur Be- oder Verarbeitung.

Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung ist ab den EU-Schwellenwerten zu prüfen, ob nachhaltige Aspekte berücksichtigt werden können. Gemäß § 31 Absatz 3 VgV können Auftraggeber auch Anforderungen hinsichtlich der Qualität und Innovation sowie hinsichtlich sozialer und umweltbezogener Aspekte stellen, die sich auf den Prozess, die Methode zur Herstellung oder Erbringung der Leistung oder auf ein anderes Stadium im Lebenszyklus des Auftragsgegenstandes einschließlich der Produktions- und Lieferkette beziehen, auch wenn derartige Faktoren keine materiellen Bestandteile der Leistung sind, sofern diese Merkmale in Verbindung mit dem Auftragsgegenstand stehen und zu dessen Wert und Beschaffungszielen verhältnismäßig sind.

Bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung unterhalb der EU-Schwellenwerte sind nachhaltige Aspekte zu berücksichtigen, soweit mit verhältnismäßigem Aufwand möglich und sachgerecht und sofern ein sachlicher Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand besteht.

Bei der Berücksichtigung der genannten Aspekte ist der unter Umständen höhere Preis für die Beschaffung kein Hindernis, sofern er unter Berücksichtigung des § 7 LHO als wirtschaftlich angesehen werden kann.

Das zentrale Portal für nachhaltige Beschaffung des Beschaffungsamtes des Bundesministerium des Innern (BMI) – Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (http://www.nachhaltigebeschaffung.info/DE/Home/home_node.html) informiert über Gesetze, Regelungen, Leitfäden und Beispiele aus Bund, Ländern und Kommunen zur nachhaltigen Beschaffung.

Maßnahmen zur Förderung der sozialen Integration von benachteiligten Personen, insbesondere von Menschen mit Behinderungen, oder von Angehörigen sozial schwacher Gruppen oder zur Förderung der Chancengleichheit und Gleichstellung von Männern und Frauen im Beruf unter den für die Ausführung des Auftrags eingesetzten Personen können bei der Leistungsbeschreibung, bei der Eignungsprüfung und beim Zuschlag oder bei den zusätzlichen Ausführungsbedingungen nach § 97 Absatz 3, § 127 Absatz 1 und § 128 Absatz 2 GWB, § 23 Absatz 4 und § 43 Absatz 2 UVgO berücksichtigt werden, sofern sie die Voraussetzungen von Nummer 1.1 erfüllen.

Soziale Anforderungen an den Leistungsgegenstand (zum Beispiel Barrierefreiheit eines Internetportals, Beschäftigung von Langzeitarbeitslosen, Ausbildung von arbeitslosen Jugendlichen als soziales Projekt) können insbesondere in der Leistungsbeschreibung oder im Rahmen der Zuschlagskriterien berücksichtigt werden.

Im Rahmen der Vergabevorschriften sollen unter den am Markt befindlichen und für den vorgesehenen Verwendungszweck im Sinne der Nummer 13.4 gleichwertig geeigneten Erzeugnissen beziehungsweise Dienstleistungen fair gehandelte Produkte bevorzugt werden. Dies kommt insbesondere bei Agrarprodukten wie zum Beispiel Kaffee, Tee, Kakao, Zucker, Reis, Orangen- oder Tomatensaft, Blumen sowie bei Sportartikeln, insbesondere Bällen, Teppichen und Textilien in Betracht.

Eine Berücksichtigung von fair gehandelten Produkten im Rahmen der Zuschlagskriterien setzt voraus, dass die für die Ausschreibung relevanten Kriterien des fairen Handels in der Leistungsbeschreibung aufgeführt sind.

Aufträge über Liefer- und Dienstleistungen können bei den in Anlage 1 aufgeführten Produkten mit zusätzlichen Bedingungen an die Vertragsausführung (Ausführungsbedingungen) gemäß § 128 Absatz 2 GWB, § 61 VgV, § 45 Absatz 2 UVgO vergeben werden, die das beauftragte Unternehmen verpflichten, den Auftrag ausschließlich mit Produkten auszuführen, die unter Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen gewonnen oder hergestellt worden sind. Dies bedeutet, dass bei der Auftragsausführung

a) keine Zwangsarbeit einschließlich Sklaven- und (unfreiwilliger) Gefängnisarbeit entgegen dem Übereinkommen Nummer 29 über Zwangs- oder Pflichtarbeit und dem Übereinkommen Nummer 105 über die Abschaffung der Zwangsarbeit geleistet wird;

b) allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das Recht, Gewerkschaften zu gründen und ihnen beizutreten sowie das Recht auf Tarifverhandlungen entsprechend dem Übereinkommen Nummer 87 über die Vereinigungsfreiheit und den Schutz des Vereinigungsrechtes und dem Übereinkommen Nummer 98 über die Anwendung der Grundsätze des Vereinigungsrechtes und des Rechtes zu Kollektivverhandlungen gewährt wird;

c) keine Unterscheidung, Ausschließung oder Bevorzugung, die auf Grund der Rasse, der Hautfarbe, des Geschlechts, des Glaubensbekenntnisses, der politischen Meinung, der nationalen Abstammung oder der sozialen Herkunft entgegen dem Übereinkommen Nummer 111 über die Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf vorgenommen wird, die dazu führt, dass die Gleichheit der Gelegenheiten oder der Behandlung in Beschäftigung oder Beruf aufgehoben oder beeinträchtigt wird;

d) männlichen und weiblichen Arbeitskräften entsprechend dem Übereinkommen Nummer 100 über die Gleichheit des Entgelts männlicher und weiblicher Arbeitskräfte für gleichwertige Arbeit das gleiche Entgelt gezahlt wird;

e) keine Kinderarbeit in ihren schlimmsten Formen entgegen dem Übereinkommen Nummer 182 über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit und dem Übereinkommen Nummer 138 über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung geleistet wird.

Die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen darf nicht als Eignungs- oder Zuschlagskriterien abgefordert werden, sondern ist nach Maßgabe der in Anlage 1 abgedruckten ergänzenden Vertragsbedingung als zusätzliche Bedingung an die Vertragsausführung zu stellen.

Bei den in Anlage 1 aufgeführten Produktgruppen soll von den bietenden Unternehmen, soweit diese Produkte in Ländern, die in der DAC-Liste der Entwicklungsländer und -gebiete3 aufgeführt sind (siehe https://www.bmz.de/de/ministerium/zahlen_fakten/oda/hintergrund/dac_laenderliste/index.html) hergestellt oder bearbeitet wurden, der Nachweis verlangt werden, dass bietende Unternehmen, Produkthersteller und direkte Zulieferer der Produkthersteller die Vorschriften, mit denen die ILO-Kernarbeitsnormen in nationales Recht umgesetzt worden sind, eingehalten haben. Dies gilt auch für die Rohstoffe der im Endprodukt verbauten Komponenten. Hierzu können vom Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung Gütezeichen entsprechend Nummer 10.8 verlangt werden.

Soweit nationales Recht eines Landes gilt, in dem eine oder mehrere Kernarbeitsnormen nicht ratifiziert oder nicht in nationales Recht umgesetzt worden sind, ist der Wesensgehalt der betreffenden Kernarbeitsnormen durch bietende Unternehmen, Produkthersteller und direkte Zulieferer der Produkthersteller dennoch einzuhalten.

Im Rahmen der Vergabevorschriften ist unter den am Markt befindlichen und für den vorgesehenen Verwendungszweck gleichwertig geeigneten Erzeugnissen beziehungsweise Dienstleistungen das Angebot zu bevorzugen, das bei der Herstellung, im Gebrauch und/oder in der Entsorgung die geringsten Umweltbelastungen hervorruft. Auf die in § 2 LAbfG festgelegten Pflichten der öffentlichen Hand bei der Beschaffung wird hingewiesen. Die dortigen Anforderungen bedürfen keiner gesonderten Prüfung, wenn Produkte mit anerkannten Gütezeichen gemäß Nummer 10.8 gekennzeichnet sind.

Soweit Aufträge unter Umweltgesichtspunkten besonders sensibel sind (zum Beispiel besondere Transportleistungen, Reinigung von Containern mit Abfall unbekannter Herkunft, Entsorgung nicht mehr aufzubereitender Reinigungsflüssigkeiten) kann die auftragsbezogene notwendige umweltspezifische Eignung der Unternehmen, insbesondere durch Nachweis einer Zertifizierung nach E-MAS, ISO 14001 oder einem anderen Umweltmanagementsystem, erbracht werden (entsprechend den Grundsätzen in § 32 Absatz 2 VgV).

Erfolgt eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder eine Verhandlungsvergabe, sollen gezielt auch geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, die den Nachweis einer Zertifizierung nach EMAS, ISO 14001 oder einem anderen Umweltmanagementsystem erbracht haben; andere geeignete Unternehmen dürfen dadurch jedoch nicht ausgeschlossen oder benachteiligt werden.

Wenn energieverbrauchsrelevante Waren, technische Geräte oder Ausrüstungen (»Energieverbrauchsrelevante Produkte«) Gegenstand einer Lieferleistung oder wesentliche Voraussetzung zur Ausführung einer Dienstleistung sind, sind bei Vergaben ab den EU Schwellenwerten die Vorgaben des § 67 VgV, bei der Beschaffung von Straßenfahrzeugen § 68 VgV zu beachten. Zur Sicherstellung des höchsten Energieeffizienzniveaus der zu beschaffenden Leistung ist die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Beschaffung energieeffizienter Produkte und Dienstleistungen (AVV-EnEff) in ihrer jeweils geltenden Fassung ab den EU-Schwellenwerten und unterhalb der EU-Schwellenwerte entsprechend anzuwenden.

Die AVV-EnEff mit Anlage (Leitlinien für die Beschaffung energieeffizienter Produkte und Dienstleistungen) ist auf der Internetseite des Wirtschaftsministeriums hinterlegt (https://wm.baden-wuerttemberg.de/beschaffung-land/).

Bei der Beschaffung von mobilen Maschinen und Geräten, die entweder dem Anwendungsbereich der Verordnung über Emissionsgrenzwerte für Verbrennungsmotoren (28. BImSchV) oder der Geräte- und Maschinenlärmschutzverordnung (32. BImSchV) zugeordnet sind, ist darauf zu achten, dass diese dem neuesten Stand der Technik bezüglich der Vermeidung von schädlichen Umwelteinwirkungen durch Schadstoff- und Lärmemissionen entsprechen. Bei der Beschaffung von Baumaschinen sind die in der Anlage 2 genannten Kriterien zu beachten. Der Wegweiser »Leiser werdeN!« gibt Hinweise zur Beschaffung von lärmarmen Baumaschinen, Werkzeugen sowie Fahrzeugen und kann bei der Landesanstalt für Umwelt, Messungen und Naturschutz Baden-Württemberg kostenlos abgerufen werden.

Bei der Beschaffung von Lebensmitteln und Speisen sind die Leitsätze der Ernährungsstrategie des Landes Baden-Württemberg zu beachten. Dabei sollen unterhalb der EU-Schwellenwerte umweltgerechte Aspekte, wie zum Beispiel kurze Wertschöpfungsketten und kurze Transportwege, unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes berücksichtigt werden, soweit mit verhältnismäßigem Aufwand möglich und sachgerecht und sofern ein sachlicher Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand besteht. Eine Orientierung bei der Beschaffung bieten hinsichtlich des Gesundheitswertes die Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung (zur Betriebsverpflegung siehe https://jobundfit.de) und die Richtlinien des ökologischen Landbaus (http://www.bmel.de/SharedDocs/Downloads/Landwirtschaft/OekologischerLandbau/834_2007_EG_Oeko-Basis-VO.pdf?__blob=publicationFile). Bei Produkten mit Gütezeichen gemäß Verordnung (EU) Nr. 1305/2013 Artikel 16 Absatz 1, wie zum Beispiel dem Qualitätszeichen Baden-Württemberg (QZBW) und dem Bio-Zeichen Baden-Württemberg, gelten diese Bedingungen als erfüllt. Auch andere geeignete Nachweise werden akzeptiert, sofern nachgewiesen wird, dass die zu erbringenden Lieferungen oder Dienstleistungen die Anforderungen des spezifischen Gütezeichens oder die angegebenen spezifischen Anforderungen erfüllen.

Es wird empfohlen, bei der Beschaffung von Lebensmitteln und Speisen unterhalb der EU-Schwellenwerte eine Quote vom mindestens 20 % Bio-Produkte mit Gütezeichen gemäß Verordnung (EG) Nr. 834/2007 bezogen auf den Gesamtwareneinsatz zu erreichen.

Zur Deckung des Bedarfs an Papier, Versand- und Verpackungsmaterial aus Papier, Pappe und Karton sind Recyclingprodukte zu beschaffen. Die Recyclingeigenschaften gelten als erfüllt, wenn das Produkt mit dem Umweltzeichen »Blauer Engel« zertifiziert ist oder gleichwertige Kriterien erfüllt. Dabei ist für registraturrelevantes Schriftgut als Druckerpapier alterungsbeständiges Papier gemäß DIN 6738 zu beschaffen. Recyclingpapier, das die DIN 9706 erfüllt und den Blauen Engel trägt oder gleichwertige Kriterien erfüllt, erfüllt die Anforderungen an alterungsbeständiges Papier. Sofern Recyclingpapier beschaffbar ist, das die DIN 9706 erfüllt und den Blauen Engel trägt oder gleichwertige Kriterien erfüllt, ist dieses zu bevorzugen.

Bei der Beschaffung von IT-Produkten sind die Vorgaben der Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums über die Standards des E-Government-Konzepts in ihrer jeweils geltenden Fassung und Nummer 17.5 zu beachten. Unterhalb der EU-Schwellenwerte ist bei Software-Produkten bei vergleichbarer Wirtschaftlichkeit und Risikobewertung der bevorzugte Einsatz von Open-Source-Produkten gegenüber Closed-Source-Produkten zu prüfen. Unter Open-Source-Produkten sind solche Produkte zu verstehen, deren Quellcode öffentlich zugänglich ist und deren Lizenz die Verwendung, Weitergabe und Veränderung ermöglicht. IT-Geräte sind energieverbrauchsrelevante technische Geräte im Sinne von § 67 VgV; es gilt Nummer 10.3.2.1.

Gibt es einen Beschaffungsbedarf, für den es noch keine kommerziell tragfähige Lösung auf dem Markt gibt oder für den die vorhandenen Lösungen noch Unzulänglichkeiten aufweisen, kann dies ab den EU-Schwellenwerten zum Beispiel im Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, im wettbewerblichen Dialog, durch eine Innovationspartnerschaft, durch eine funktionale Leistungsbeschreibung oder durch Nebenangebote berücksichtigt werden.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte können Aufträge im Wege der Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst (§ 8 Absatz 4 Nummer 1 UVgO). Die Leistungsbeschreibung kann auch innovative Merkmale umfassen.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) und der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. betreiben das Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung. Auftraggeber werden durch das Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung in Form von Informationen, gezielten Veranstaltungen mit Best-Practice-Beispielen sowie Einzelfallberatungen bei der Ausrichtung innovationsorientierter Beschaffungsprozesse kostenlos unterstützt. Dazu wurde eine Internetplattform (www.koinnobmwi.de) aufgebaut. Diese enthält neben allgemeinen Informationen zum Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung und zur innovationsorientierten öffentlichen Beschaffung eine Projektdatenbank sowie ein interaktives Forum.

In der Aufgabenbeschreibung ist die gestellte Aufgabe beschreibbar, nicht aber die Leistung als solche, nämlich die konkrete Lösung der Aufgabe mit allen dazu führenden Lösungsschritten. Die Aufgabenbeschreibung enthält lediglich die Aufgabenstellung der Auftraggeber, nicht den abschließenden Auftragsinhalt und die Auftragsbedingungen, welche noch festzulegen sind. Die Beschreibung der Aufgabe hat so zu erfolgen (Zielsetzung, Rahmenbedingungen und eventuell die wesentlichen Einzelheiten der Aufgabe), dass alle Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen können. Die Anforderungen und auch die Begründungstiefe fallen weit geringer aus als bei einer Leistungsbeschreibung.

Soweit es nicht durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist, ist bei der Leistungsbeschreibung gemäß § 31 Absatz 6 VgV darauf zu achten, dass nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen wird, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden. Solche Verweise sind ausnahmsweise zulässig, wenn der Auftragsgegenstand anderenfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann; diese Verweise sind mit dem Zusatz »oder gleichwertig« zu versehen.

Nach § 23 Absatz 5 UVgO dürfen Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren wie beispielsweise Markennamen ausnahmsweise, jedoch nur mit dem Zusatz »oder gleichwertig«, verwendet werden, wenn eine hinreichend genaue Beschreibung durch verkehrsübliche Bezeichnungen nicht möglich ist. Der Zusatz »oder gleichwertig« kann entfallen, wenn ein sachlicher Grund die Produktvorgabe ansonsten rechtfertigt. Ein solcher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die Auftraggeber Erzeugnisse oder Verfahren mit unterschiedlichen Merkmalen zu bereits bei ihnen vorhandenen Erzeugnissen oder Verfahren beschaffen müssten und dies mit unverhältnismäßig hohem finanziellen Aufwand oder unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei Integration, Gebrauch, Betrieb oder Wartung verbunden wäre.

Als Beleg dafür, dass eine Liefer- oder Dienstleistung bestimmten, in der Leistungsbeschreibung geforderten Merkmalen entspricht, kann der Auftraggeber die Vorlage von Gütezeichen nach Maßgabe des § 34 VgV beziehungsweise des § 24 UVgO verlangen. Im Unterschied zu § 34 VgV müssen unterhalb der EU-Schwellenwerte nach § 24 UVgO nicht alle Anforderungen des Gütezeichens mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Hier müssen die Kriterien des Gütezeichens für die Bestimmung der Merkmale der Leistung (lediglich) geeignet sein. Auftraggeber können Gütezeichen unterhalb der EU-Schwellenwerte damit leichter vorgeben.

Der Kompass Nachhaltigkeit (die Internetplattform Kompass Nachhaltigkeit wurde im Auftrag des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung aufgebaut) informiert auf seiner Internetseite über Gütezeichen, welche die Bedingungen des § 34 Absatz 2 VgV erfüllen (siehe http://oeffentlichebeschaffung.kompass-nachhaltigkeit.de/guetezeichen). Bei den dort aufgeführten Gütezeichen handelt es sich nicht um eine abschließende Aufzählung. Da § 24 UVgO im Wesentlichen § 34 VgV entspricht, erfüllen Gütezeichen, die die Bedingungen des § 34 Absatz 2 VgV einhalten, auch die Anforderungen des § 24 Absatz 2 UVgO.

Nebenangebote können gemäß § 35 VgV beziehungsweise § 25 UVgO zugelassen werden. Die Zulassung von Nebenangeboten muss ausdrücklich erfolgen, da eine fehlende ausdrückliche Zulassung von Nebenangeboten deren Nichtzulassung zur Folge hat.

Der Umfang der Vergabeunterlagen ergibt sich aus § 29 VgV beziehungsweise § 21 UVgO.

Als Vertragsbedingungen zu nennen sind insbesondere:

a) die VOL/B ist in der Regel in den Vertrag einzubeziehen; auf die Ausnahmen in § 29 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 21 Absatz 4 UVgO wird hingewiesen;

b) ab dem 18. April 2020 ist in den Vertrag die Pflicht zur Erteilung einer elektronischen Rechnung aufzunehmen;

c) ab einem geschätzten Auftragswert von 20 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) die Besonderen Vertragsbedingungen nach dem LTMG (zu finden auf der Internetseite der Servicestelle Landestariftreue- und Mindestlohngesetz beim Regierungspräsidium Stuttgart https://rp.baden-wuerttemberg.de/Themen/Wirtschaft/Tariftreue/Seiten/defaultaspx);

d) die Ergänzenden Vertragsbedingungen, insbesondere bei der Beschaffung der in Anlage 1 Nummer 1 aufgeführten Produkte, die die Beachtung der I-LO-Kernarbeitsnormen sicherstellen und dafür sorgen sollen, dass keine Waren beschafft werden, die unter Missachtung der ILO-Kernarbeitsnormen hergestellt worden sind (siehe Anlage 1);

e) für die Beschaffung von IT-Leistungen die Ergänzenden Vertragsbedingungen (EVB-IT). Die Vertragsmuster und die entsprechenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen beziehungsweise die Besonderen Vertragsbedingungen für die Beschaffung und den Betrieb von DV-Anlagen und -Geräten sowie von DV-Programmen sind anzuwenden; die Hinweise zu den EVB-IT sind zu berücksichtigen; bei der Entscheidung welches der Vertragsmuster Anwendung findet, ist die Entscheidungshilfe des Bundes heranzuziehen; die EVB-IT einschließlich der Hinweise stehen im Internet zur Verfügung unter www.cio.bund.de/Web/DE/IT-Beschaffung/EVB-IT-und-BVB/evb-it_bvb_node.html;

f) die Sicherheitserklärung gemäß § 13 LSÜG, sofern diese Anwendung findet;

g) bei Vergaben von Werbeaufträgen, Heranziehung externer IT-Beratung, Beauftragung von Unternehmensberatungsfirmen und externer Fort- und Weiterbildung soll die so genannte Scientology-Schutzerklärung gefordert werden (Anlage 3);

h) individuelle Ergänzungen je nach Auftragsgegenstand.

Zur Bereitstellung der Vergabeunterlagen wird auf § 41 VgV beziehungsweise § 29 UVgO verwiesen. Auch unterhalb der EU-Schwellenwerte ist festgelegt, dass die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über das Internet abrufbar sein müssen.

Eine Orientierung bei der Erstellung der Vergabeunterlagen für freiberufliche Leistungen bieten

• die Richtlinien der Staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg für die Beteiligung freiberuflich Tätiger – RifT (siehe http://www.vbv.baden-wuerttemberg.de/pb/,Lde/Startseite/Service/RifT).

• das Handbuch für die Vergabe und Ausführung von freiberuflichen Leistungen im Straßen- und Brückenbau – HVA F-StB (siehe http://www.sbv.bwl.de/einfuehrungsschreiben-und-vergabewesen/vergabe-und-vertragswesen/hva-f-stb/).

Unternehmen sind in den Vergabeunterlagen an geeigneter Stelle darauf hinzuweisen, wenn die Nachweisführung zur fachlichen und technischen Eignung sowie zur Zuverlässigkeit durch ein Präqualifikationszertifikat zugelassen wird (siehe Nummer 13.2.1).

Bei Vergaben ab den EU-Schwellenwerten kann der Auftraggeber die Absicht einer geplanten Auftragsvergabe gemäß § 38 VgV durch Veröffentlichung einer Vorinformation bekanntgeben. Nummer 12.2.2 Absatz 1 gilt entsprechend.

Hat der Auftraggeber eine Vorinformation veröffentlicht, kann die Mindestfrist für den Eingang von Angeboten im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf zehn Tage verkürzt werden, sofern die Voraussetzungen des § 38 Absatz 3 VgV vorliegen.

Abweichend von Nummer 12.2.2 kann der Auftraggeber im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren auf eine Auftragsbekanntmachung verzichten, sofern die Vorinformation die Voraussetzungen des § 38 Absatz 4 VgV erfüllt.

Der von der Vorinformation abgedeckte Zeitraum beträgt höchstens zwölf Monate ab dem Datum der Übermittlung der Vorinformation an die Veröffentlichungsstelle.

Der Auftraggeber teilt seine Absicht, einen öffentlichen Auftrag zu vergeben oder eine Rahmenvereinbarung abzuschließen, gemäß § 37 ff. VgV beziehungsweise § 27 ff. UVgO in einer Auftragsbekanntmachung mit. Auf Nummer 12.2.1 Absatz 3 wird verwiesen. Die Auftragsbekanntmachung soll in der Regel zumindest im Internet auf den Plattformen www.service.bund.de und www.service-bw.de erfolgen, sowie in geeigneten Fällen zusätzlich in der Fach- und Tagespresse. Dies gilt auch, wenn eine Pflichtveröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union erforderlich ist.

Falls eine europaweite Veröffentlichung stattfinden soll, ist darauf zu achten, dass die Veröffentlichung unter der Onlineversion des Supplements zum Amtsblatt der Europäischen Union (www.ted.europa.eu) vor der nationalen Veröffentlichung auf www.service.bund.de und anderen lokalen Plattformen erfolgt. Die Auftragsbekanntmachung wird nach dem Muster gemäß Anhang II der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 2015/1986 erstellt. Die Fristberechnung innerhalb der einzelnen Vergabeverfahren richtet sich hierbei nach dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an ted.europa.eu, nicht nach dem Tag der Veröffentlichung.

Die Anschrift der nach § 37 Absatz 3 VgV in der Auftragsbekanntmachung und den Vergabeunterlagen anzugebenden Vergabekammer lautet:

Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, 76247 Karlsruhe (Dienstgebäude: Durlacher Allee 100, 76137 Karlsruhe), Telefon: 0721 / 926-0, Telefax: 0721 / 926-3985, E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de.

In der Auftragsbekanntmachung ist darauf hinzuweisen, dass für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen die VOL/B in der Regel Anwendung findet.

Insbesondere bei Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte muss aufgrund der Mitteilung der Kommission zu Auslegungsfragen in Bezug auf das Gemeinschaftsrecht, das für die Vergabe öffentlicher Aufträge gilt, die nicht oder nur teilweise unter die Vergaberichtlinien fallen (2006/C1790/2), geprüft werden, ob Aufträge binnenmarktrelevant sind (grenzüberschreitendes Interesse). Die Entscheidung, inwieweit ein Auftrag möglicherweise für Wirtschaftsteilnehmer aus anderen Mitgliedstaaten von Interesse sein könnte, obliegt den einzelnen Auftraggebern und unterliegt der gerichtlichen Kontrolle durch den Europäischen Gerichtshof.

Nach Auffassung der Kommission muss der Entscheidung, ob Binnenmarktrelevanz vorliegt, eine Prüfung der Umstände des jeweiligen Einzelfalls vorausgehen, wobei Sachverhalte wie

• der Auftragsgegenstand;

• der geschätzte Auftragswert;

• die Besonderheiten des betreffenden Sektors (Größe und Struktur des Marktes, wirtschaftliche Gepflogenheiten und so weiter);

• sowie die geographische Lage des Orts der Leistungserbringung

zu berücksichtigen sind. Die Entscheidung ist zu dokumentieren.

Nach der EuGH-Rechtsprechung liegt keine Binnenmarktrelevanz vor, wenn ein Auftrag wegen besonderer Umstände, wie beispielsweise einer sehr geringfügigen wirtschaftlichen Bedeutung für Wirtschaftsteilnehmer oder aufgrund geforderter spezifischer Kenntnisse des deutschen Rechts in anderen Mitgliedstaaten nicht von Interesse ist. Als Faustregel gilt, dass unterhalb eines Auftragswertes von 10 Prozent des EU-Schwellenwertes davon ausgegangen werden kann, dass keine Binnenmarktrelevanz vorliegt.

Liegt Binnenmarktrelevanz vor, müssen, um dem Transparenzgebot und dem Diskriminierungsverbot zu entsprechen, die in der EU niedergelassenen Unternehmen vor der Auftragsvergabe durch angemessene Veröffentlichung und angemessene Fristsetzung über den vorgesehenen Auftrag informiert werden, damit sie gegebenenfalls ihr Interesse bekunden können. Hierfür wird empfohlen – soweit nicht schon eine Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb oder Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb durchgeführt wird – mindestens zehn Tage vor der Entscheidung über die Vergabe von Leistungen eine Vorab-Bekanntmachung über die Möglichkeit einer Interessensbekundung durchzuführen. Der Auftraggeber entscheidet über das für die entsprechende Bekanntmachung am besten geeignete Medium. Angemessene und gängige Bekanntmachungsmedien sind unter anderem die Homepage des Auftraggebers und das Portal www.service-bw.de. Je interessanter der öffentliche Auftrag für potenzielle Bieter aus anderen Mitgliedstaaten ist, desto weiter sollte er bekannt gemacht werden. Diese Bekanntmachungspflicht gilt nach der Mitteilung der Kommission ausdrücklich auch für Beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb. Wenn von einer Bekanntmachung trotz Binnenmarktrelevanz abgesehen wird, zum Beispiel wegen Dringlichkeit, so wird empfohlen, dies zu dokumentieren.

Hinsichtlich der Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote wird auf § 53 VgV und § 38 UVgO verwiesen.

Unternehmen haben die Möglichkeit, sich zu einer Bewerber- oder Bietergemeinschaft zusammenzuschließen und ein gemeinsames Angebot abzugeben. Dies kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn die jeweiligen Unternehmen zu einer Teilnahme an der Ausschreibung mit einem eigenständigen Angebot aufgrund ihrer betrieblichen oder geschäftlichen Verhältnisse einzeln nicht leistungsfähig sind und erst der Zusammenschluss zu einer Gemeinschaft sie in die Lage versetzt, sich an ihr zu beteiligen. Bewerber- oder Bietergemeinschaften haben im Teilnahmeantrag oder im Angebot jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigen Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Fehlt eine dieser Angaben, so ist sie vor der Zuschlagserteilung beizubringen.

Hinsichtlich der Anforderungen an die Beauftragung von Unterauftragnehmer wird auf § 36 VgV und § 26 UVgO verwiesen.

Ergänzend ist in den Vergabeunterlagen vorzuschreiben, dass das Unternehmen für den Fall, dass es Leistungen an Unterauftragnehmer vergeben will, Folgendes zu beachten hat:

a) das Unternehmen ist gehalten, zu Unteraufträgen Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft in dem Umfang heranzuziehen, wie dies mit der vertragsgemäßen Ausführung der Leistungen zu vereinbaren ist;

b) das Unternehmen hat bei der Einholung von Angeboten sicherzustellen, dass der Wettbewerb Vorrang hat und dass Unternehmen der mittelständischen Wirtschaft nicht benachteiligt werden.

Der Auftraggeber kann vorschreiben, dass der Auftragnehmer bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 47 Absatz 5 VgV alle oder bestimmte Aufgaben bei der Leistungserbringung unmittelbar selbst ausführen muss. Bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte kann der Auftraggeber die Leistungserbringung durch den Auftragnehmer nach § 26 Absatz 6 UVgO ohne Einschränkung unmittelbar vorschreiben.

Elektronisch übermittelte Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind gemäß § 54 VgV beziehungsweise § 39 UVgO auf geeignete Weise zu kennzeichnen und verschlüsselt zu speichern. Auf dem Postweg und direkt übermittelte Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind ungeöffnet zu lassen, mit Eingangsvermerk zu versehen und bis zum Zeitpunkt der Öffnung unter Verschluss zu halten. Mittels Telefax übermittelte Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote sind ebenfalls entsprechend zu kennzeichnen und auf geeignete Weise unter Verschluss zu halten. Die Angebote müssen hierbei verschlossen bleiben.

Der öffentliche Auftraggeber darf gemäß § 55 VgV beziehungsweise § 40 UVgO vom Inhalt der Interessensbestätigungen, Teilnahmeanträge und Angebote erst nach Ablauf der entsprechenden Fristen Kenntnis nehmen. Unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Angebote zu öffnen. An der Öffnung der Angebote müssen mindestens zwei Vertreter der Vergabestelle teilnehmen. Auf Nummer 7.7. wird verwiesen. Bietende Unternehmen sind hierbei nicht zugelassen. Nach Öffnung der Angebote wird geprüft,

a) ob das Angebot form- und fristgerecht eingegangen ist;

b) ob es ordnungsgemäß verschlossen oder verschlüsselt war;

c) welche Preise angeboten werden;

d) ob Nebenangebote eingereicht wurden.

Angebote von Unternehmen müssen beziehungsweise können ausgeschlossen werden, wenn

a) die in § 57 Absatz 1 VgV beziehungsweise in § 42 Absatz 1 UVgO genannten Gründe vorliegen;

b) zwingende Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen;

c) fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen;

d) besondere Ausschlussgründe vorliegen, zum Beispiel wegen

• Unterschreitung von Mindestlöhnen nach § 21 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen (Arbeitnehmer-Entsendegesetz – AEntG);

• einer Belegung mit einer Geldbuße von wenigstens 2500 Euro wegen eines Verstoßes gegen § 21 des Mindestlohngesetzes (MiLoG);

• fehlender Tariftreue- oder Mindestentgelterklärung nach §§ 5 Absatz 4, 8 Absatz 3 LTMG;

• Beschäftigung illegaler Einwanderer nach § 98c des Aufenthaltsgesetzes in Verbindung mit § 10a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.

Auf die Möglichkeit der Selbstreinigung nach § 125 GWB und den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB wird hingewiesen.

Bei Auftragswerten oberhalb von 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der Auftraggeber für das bietende Unternehmen, das voraussichtlich den Zuschlag erhalten soll, beim Gewerbezentralregister nach § 150a Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 Gewerbeordnung einen Auszug anfordern, bei Auftragswerten unterhalb dieses Betrages kann ein solcher Gewerberegisterauszug angefordert werden. Voraussichtlich ab dem Jahr 2019 ist statt eines Gewerbezentralregisterauszugs ein Auszug nach dem Wettbewerbsregistergesetz einzuholen.

Die bietenden Unternehmen müssen für die Auftragserfüllung nachweisen, dass sie fachkundig und leistungsfähig (geeignet) im Sinne des § 122 Absatz 1 GWB, § 42 VgV, § 31 UVgO sind. Unternehmen sind geeignet, wenn sie die durch den Auftraggeber im Einzelnen zur ordnungsgemäßen Ausführung des öffentlichen Auftrags festgelegten Kriterien (Eignungskriterien) erfüllen. Die Eignungskriterien dürfen ausschließlich Folgendes betreffen:

• Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, § 44 VgV, § 33 Absatz 1 UVgO;

• wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, § 45 VgV, § 33 Absatz 1 UVgO;

• technische und berufliche Leistungsfähigkeit, § 46 VgV, § 33 Absatz 1 UVgO.

Zum Nachweis der Eignung dürfen gemäß § 122 Absatz 4 GWB, § 33 UVgO nur solche Unterlagen und Angaben gefordert werden, die durch den Gegenstand des Auftrags gerechtfertigt sind. Im Interesse aller Unternehmen sowie effektiver Vergabeverfahren ist im Einzelfall zu prüfen, welche Nachweise unbedingt erforderlich und zu welchem Zeitpunkt sie beizubringen sind. In § 44 ff. VgV beziehungsweise in § 33 ff. UVgO ist geregelt, welche Nachweise gefordert werden können.

Der Auftraggeber fordert gemäß § 48 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 35 Absatz 2 UVgO grundsätzlich die Vorlage von Eigenerklärungen an. Nach § 48 Absatz 3 VgV beziehungsweise § 35 Absatz 2 UVgO kann der Auftraggeber als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (siehe https://ec.europa.eu/tools/espd/filter?lang=de) nach § 50 VgV verlangen. Der Auftraggeber kann bei Übermittlung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung Bewerber oder Bieter jederzeit während des Verfahrens auffordern, sämtliche oder einen Teil der nach den §§ 44 bis 49 VgV geforderten Unterlagen beizubringen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.

Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise auch durch den Eintrag in ein amtliches Verzeichnis oder über eine Zertifizierung im Sinne des § 48 Absatz 8 VgV beziehungsweise § 35 Absatz 6 UVgO erbracht werden.

Der Auftraggeber muss alle geforderten Eignungskriterien und die Art, wie die entsprechenden Nachweise erbracht werden können, in einer abschließenden Liste zusammenstellen und gemäß § 48 Absatz 1 VgV beziehungsweise § 33 Absatz 1 UVgO dem Bieter in der Auftragsbekanntmachung, der Aufforderung zur Interessensbekundung oder in den Vergabeunterlagen bekanntgeben.

Nicht geeignete bietende Unternehmen werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Über die Eignungsleihe können Bewerber oder Bieter zulässigerweise für den Nachweis ihrer Eignung gegenüber dem Auftraggeber die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen. Die Möglichkeit der Eignungsleihe besteht für den Bewerber oder Bieter nur hinsichtlich der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Einzelheiten sind in § 47 VgV und § 34 UVgO geregelt.

Die Eignungsleihe ist im Unterschied zur Unterauftragsvergabe ausschließlich im Verfahrensstadium der Eignungsprüfung relevant. Eignungsleihgeber kann ein Unterauftragnehmen sein, es kommen auch sonstige Dritte in Betracht (zum Beispiel aus einem Konzernverbund).

Gemäß § 51 VgV beziehungsweise § 36 UVgO kann bei bestimmten Verfahrensarten die Anzahl . der Bewerber begrenzt werden, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dies muss allerdings in der Auftragsbekanntmachung beziehungsweise in der Aufforderung zur Interessensbestätigung angegeben werden.

Gemäß § 60 VgV beziehungsweise § 44 UVgO verlangen die Auftraggeber bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten Aufklärung. Ein ungewöhnlich niedriges Angebot liegt vor, wenn der Preis von den Erfahrungswerten wettbewerblicher Preisbildung grob abweicht. Ob ein offenbares Preis-Leistungs-Missverhältnis vorliegt, muss im Einzelfall geprüft werden. Bei der Aufklärung eines fraglichen Angebots können Auftraggeber die für den Auftragnehmer zuständigen Preisüberwachungsstellen mit der Prüfung der Preiskalkulation beauftragen (siehe Nummer 13.3.2).

Die Verantwortung für die Einhaltung der jeweils geltenden Preisvorschriften gemäß § 127 GWB liegt beim Auftraggeber. Darüber hinaus sind die für den Auftragnehmer zuständigen Preisüberwachungsstellen zur Überwachung befugt. Bei Aufträgen, die ohne Ausschreibung vergeben werden sollen oder bei denen sich auf eine Ausschreibung nur ein Unternehmen gemeldet hat, kann die für den Auftragnehmer zuständige Preisüberwachungsstelle eingeschaltet werden.

Bei der Festlegung der Zuschlagskriterien sind die Vorgaben des § 127 GWB, §§ 58, 59 VgV beziehungsweise § 43 UVgO zu beachten. Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung sind gemäß § 127 Absatz 5 GWB, §§ 29, 58 Absatz 3 VgV beziehungsweise §§ 21, 43 Absatz 6 UVgO in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen bekannt zu geben. Dabei sind Eignungs- und Zuschlagskriterien klar voneinander zu trennen.

Hinsichtlich der Berechnung von Lebenszykluskosten wird auf § 59 VgV beziehungsweise § 43 Absatz 4 UVgO verwiesen. Die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (siehe Nummer 10.3) bietet auf ihrer Internetseite für Elektrogeräte und Kraftfahrzeuge eine Berechnungshilfe für Lebenszykluskosten an (Bund / Sonstiges / BuySmart LCC Berechnungshilfe) siehe http://www.umweltbundesamt.de/themen/wirtschaft-konsum/umweltfreundliche-beschaffung/berechnung-der-lebenszykluskosten.

Bei der Berücksichtigung nachhaltiger Aspekte ist der unter Umständen höhere Preis für die Beschaffung kein Hindernis, sofern er unter Berücksichtigung des § 7 LHO als wirtschaftlich angesehen werden kann.

Für die Leistung wesentliche oder unabdingbare Anforderungen können als Ausschlusskriterien festgesetzt werden, das heißt, die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium festgelegten Anforderung führt zum Ausschluss des Angebotes.

Für den Fall, dass es bei der Wertung zu einer Wertungsgleichheit von zwei oder mehreren Angeboten kommt, sind im Voraus Regeln festzulegen und zu veröffentlichen, zum Beispiel, dass in diesem Fall ein Losentscheid durchgeführt wird oder dass ein bestimmtes Kriterium (»Jokerkriterium«) den Ausschlag geben soll.

Der Zuschlag wird gemäß § 127 GWB, § 58 VgV, § 43 UVgO auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige Angebot, das das günstigste Verhältnis zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Haushaltsmitteln aufweist. Dabei sind das Sparsamkeitsprinzip (Minimalprinzip) und das Ergiebigkeitsprinzip (Maximalprinzip) zum Ausgleich zu bringen. Das Sparsamkeitsprinzip verlangt, ein bestimmtes Ergebnis mit möglichst geringem Mitteleinsatz zu erzielen. Das Ergiebigkeitsprinzip verlangt, mit einem bestimmten Mitteleinsatz das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Dies ist nicht zwangsläufig das preislich günstigste Angebot. Neben dem Preis oder den Kosten können gemäß § 58 Absatz 2 VgV beziehungsweise § 43 Absatz 2 UVGO unter anderem auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden. Bei der Wertung der Angebote werden ausschließlich die Kriterien, die in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen genannt sind, berücksichtigt.

Zum Zwecke der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes sollen sogenannte Bewertungsmatrizen erstellt werden, in denen die maßgeblichen Zuschlagskriterien entsprechend der vorher festgelegten Gewichtung aufgeführt werden und in denen für die einzelnen Angebote Punktzahlen vergeben werden. Der Bewertungsmaßstab muss transparent sein. Für die Bieter muss erkennbar sein, welche speziellen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine bestimmte Bewertung erreicht werden kann.

Bei Vergaben von Lieferungen und Dienstleistungen ab den EU-Schwellenwerten ist § 39 VgV beziehungsweise unterhalb der EU-Schwellenwerte § 30 UVgO zu beachten.

Vergabeverfahren können ganz oder bei Vergabe nach Losen auch teilweise bei Vorliegen der Voraussetzungen des § 63 VgV beziehungsweise § 48 UVgO aufgehoben werden.

Eine Aufhebung aus anderen Gründen kann zu Schadenersatzansprüchen führen. Es ist stets der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz zu beachten. Im Übrigen ist der Auftraggeber grundsätzlich nicht verpflichtet, den Zuschlag zu erteilen.

Das LZBW schreibt die Bedarfsgegenstände nach Anlage 4 aus und erteilt den Zuschlag. Die zugeschlagenen Artikel sind in über das Landesverwaltungsnetz zugänglichen Katalogen zum Abruf eingestellt (sogenannter Büroshop des LZBW). Die Auftraggeber bestellen diese Artikel über einen elektronischen Warenkorb im Büroshop. Über das Leistungsangebot und die wesentlichen Rahmenbedingungen werden die Auftraggeber regelmäßig informiert.

Die Auftraggeber sollen Abrufe aus dem Büroshop soweit wie möglich zusammenfassen. Der Wert eines Abrufes sollte 50 Euro brutto möglichst nicht unterschreiten. Das LZBW kann für einzelne Gegenstände der gemeinsamen Beschaffung andere Mindestbestellwerte festlegen.

Die Lieferanten liefern die bestellten Artikel direkt an die Auftraggeber aus und rechnen mit diesen direkt ab. Bei Erhalt der Lieferung haben die Auftraggeber zu prüfen, ob die Lieferung nach Art, Menge, Preis und Beschaffenheit der Bestellung entspricht. Bei offensichtlichen Mängeln ist die Lieferung zurückzuweisen oder nur unter Vorbehalt abzunehmen. In wiederkehrenden Fällen ist das LZBW unverzüglich zu unterrichten.

In Rechtsangelegenheiten, welche die Vergabe betreffen, vertritt das LZBW in Abstimmung mit den Auftraggebern, abweichend von der Bekanntmachung der Ministerien über die Vertretung des Landes in gerichtlichen Verfahren und förmlichen Verfahren vor den Verwaltungsbehörden, bei IT-Beschaffungen gegebenenfalls mit der Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW), das Land Baden-Württemberg als öffentlichen Auftraggeber.

Die Hochschulen können Gegenstände der gemeinsamen Beschaffung selbst beschaffen, wenn die Beschaffung wirtschaftlicher wäre als bei einer gemeinsamen Beschaffung über das LZBW. Es wird ihnen empfohlen, nach Möglichkeit mit dem LZBW die Beteiligung an der gemeinsamen Beschaffung zu vereinbaren.

Gegenstände, die der gemeinsamen Beschaffung unterliegen und regelmäßig benötigt werden, sollen vom LZBW möglichst für bestimmte jeweils festzulegende Beschaffungszeiträume beschafft werden. Der Beschaffung dieser Gegenstände geht eine Bedarfsermittlung durch das LZBW voraus. Soweit das LZBW den voraussichtlichen Bedarf nicht aufgrund vorhandener Daten selbst hinreichend einschätzen kann, haben die Auftraggeber auf Anforderung ihren Bedarf für einen bestimmten Vergabezeitraum mitzuteilen.

Tritt bei den Auftraggebern unerwarteter Bedarf an Gegenständen auf, die der gemeinsamen Beschaffung unterliegen und die nicht im Büroshop zum Abruf bereitgestellt sind, so ist dieser dem LZBW mitzuteilen und über dieses zu beschaffen, soweit nichts anderes bestimmt ist.

Für die Beschaffung von Geräten und Programmen der Informationstechnik für die Landesverwaltung, an die keine fachspezifischen Anforderungen gestellt werden, ist grundsätzlich die BITBW entsprechend § 2 Absatz 1 Nummer 3 BIT-BWG zuständig, soweit die Beschaffung nicht gemäß Anlage 4 Nummer 12 dem LZBW zugewiesen ist.

Der Bedarf für IT-Beschaffungen wird regelmäßig über den Arbeitskreis für Informationstechnik erhoben, sofern dieser sich nicht schon aus den Abnahmestatistiken, Technologie- und Gebrauchszyklen (zum Beispiel aus Leasingverträgen) ergibt. Der mitgeteilte Mindestbedarf ist bei IT-Beschaffungen von den Auftraggebern in jedem Fall abzunehmen.

Für die gemäß Anlage 4 Nummer 12 der gemeinsamen Beschaffung durch das LZBW unterliegenden IT-Geräte erstellt die BITBW in Abstimmung mit den Ressorts die Leistungsvorgaben und stimmt diese über den Arbeitskreis Informationstechnik ab. Die Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums über die Standards des E-Government-Konzepts in ihrer jeweils geltenden Fassung ist hierbei zu beachten. Die vom Beschaffungsamt des BMI in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V. erarbeiteten und im Internet unter http://www.itk-beschaffung.de/zu-den-leitfaeden.html veröffentlichten Leitfäden zur produktneutralen Ausschreibung der IT-Geräte werden beachtet.

VVBW-LReg-20180724-SF-A001

Beschaffung von Baumaschinen

Die zu beschaffenden Baumaschinen sollen grundsätzlich mindestens die in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten Emissionsanforderungen einhalten.

Zur Nachrüstung verwendete Partikelminderungssysteme müssen nach einer der folgenden Regelungen in der jeweils geltenden Fassung zertifiziert sein:

• Regelung Nummer 132 der Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa (UN-ECE) – Prüfvorgaben für die Nachrüstung von Abgasnachbehandlungssystemen in der Fassung der ersten Änderung vom 3. Februar 2015 (REC-Retrofit Emission Control, Reduktionsstufe 01, Klasse I oder II);

• Anlage XXVII zur Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO);

• Technische Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) 554;

• Gütesiegel des Schweizer VERT-Vereins;

• Qualitätssiegel des FAD (Förderkreis Abgasnachbehandlungstechnologien für Dieselmotoren);

• Anhang 4 Nummer 32 der Luftreinhalte-Verordnung der Schweiz (LRV) (Konformitätsbescheinigung nach der BAFU-Filterliste)

oder gleichwertige Kriterien erfüllen.

VVBW-LReg-20180724-SF-A003

Gegenstände der gemeinsamen Beschaffung

Der gemeinsamen Beschaffung unterliegen folgende Bedarfsgegenstände:

1. Büromaterial des laufenden Geschäftsbedarfs:

a) Büropapier: zum Beispiel Druck- und Kopierpapier (Recyclingpapier), Hochleistungspapier/Spezialpapier für Farbkopierer und Farblaserdrucker, Schreibpapier liniert, kariert und blanco, Plotterpapier;

b) Versandmittel: zum Beispiel Briefumschläge (mit und ohne Fenster), Versandtaschen (mit und ohne Polsterung), Versandkartons, Falttaschen, Faltkartons, Verpackungsmaterial;

c) Ordnungsmittel zur Archivierung und Aufbewahrung: zum Beispiel Ordner, Ordnerzubehör, Ringbücher, Register, Mappen, Hefter, Ablageboxen, Hüllen;

d) Schreib- und Korrekturmittel: zum Beispiel Kugelschreiber, Tintenroller, Gelschreiber, Füller, Faserschreiber- und Fineliner, Marker, sonstige Stifte- und Bleistifte, Radierer, Anspitzer, Maßstäbe und Lineale, Korrekturmittel;

e) Büroarbeitsmittel: zum Beispiel Klebemittel, Tisch- und Handabroller, Hefter, Heftklammer, Klammer, Locher, Haftmagnete, Scheren, Lineal, Briefablagen, Schreibtischorganizer, Schreibtischunterlagen, Schubladeneinsätze, Laufmappen, Schreibmappen, Konferenz- und Notizbücher, Geschäftsbücher, Schreib- und Notizblöcke, Zettelkästen und Einlagen, Haftstreifen, Page-Marker;

f) Stempel und Stempelkissen und passendes Zubehör;

2. die dem jeweiligen Stand der Bürotechnik entsprechenden Bürogeräte: zum Beispiel Tischrechner und Taschenrechner, Diktiergeräte, Aktenvernichter, Schneidemaschinen, Laminiergeräte, Bindegeräte, Digitalkameras, Beschriftungsgeräte, Ventilatoren, Heizlüfter;

3. Schulungsraumausstattung: zum Beispiel Daten- und Videoprojektoren, elektronische Whiteboards, Leinwände, Flipcharts, Medien- und Präsentationstechnik allgemein;

4. Hygiene- und Reinigungsmittel:

a) Hygienepapiere: zum Beispiel Papierhandtücher, Toilettenpapier, Küchenrollen;

b) Hygieneartikel: zum Beispiel Abfallbeutel und Abfallbehälter;

c) Reinigungs- und Spülmittel, Reinigungs- und Allzwecktücher, Reinigungszubehör, Seifen und Cremes;

5. Leuchtmittel und Zubehör: zum Beispiel Glühlampen, Leuchtstofflampen, Kompaktleuchtstofflampen, Halogenlampen, LED-Lampen und LED-Leuchtstoffröhren, Taschenlampen, Starter und sonstiges Leuchtmittelzubehör;

6. Technisches Zubehör: zum Beispiel Steckdosenleisten, Verlängerungskabel/-trommeln, Kabel und -kanäle, Werkzeuge, Schrauben- und Dübelsets, E-Prüfgeräte, Spannungsmesser, Ladegeräte, Gewebe- und Kreppbänder, Batterien aller Art;

7. Personenkraftwagen für die Dienstfahrzeugflotten der Fahrbereitschaften; ausgenommen sind Neubeschaffungen von Sonderbedarfen, Einsatz- und Spezialfahrzeugen sowie von Dienstfahrzeugen für Behördenleitungen;

8. Kraftfahrzeugersatzteile und -zubehör: zum Beispiel Sommer- und Winterreifen, Fahrzeugbatterien, Autolampen, Filter aller Art, Scheibenwischer und Wischblätter, Pflegemittel, Kraft- und Schmierstoffe, Tankkarten und Ladekarten für Stromtankstellen für die allgemeine Fahrzeugflotte;

9. Zubehör und Verbrauchsmaterial der Datenverarbeitung: zum Beispiel Speichermedien (DVD, CD-ROM, Speicherkarten, USB-Sticks und Blu-ray Disc – BD), Tintenpatronen, Toner;

10. Büroeinrichtung, Standard-Möbel:

a) Büromöbel einschließlich ergonomischer Sonderausstattung (Schreibtische, elektromotorisch höhenverstellbare Steh-Sitz-Schreibtische sowie Büroarbeitsstühle, Stehhilfen, Container, Schränke und Regale, Beistell- und Besprechungstische);

b) Möblierung der Konferenzräume (Stühle, Tische, Regale und Schränke).

Ausgenommen von der gemeinsamen Beschaffung sind Ergänzungsbeschaffungen der bestehenden Möbelausstattung in dem nach § 132 GWB beziehungsweise § 47 UVgO zulässigen Rahmen sowie Beschaffungen von Justizvollzugsanstalten (siehe Nummer 8.13.2). Eine Beteiligung des LZBW ist in diesen Fällen nicht erforderlich.

11. Druckaufträge aller Art. Die Dienststellen können Druckaufträge, deren geschätzter Auftragswert 5 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt, bei Bedarf selbst vergeben. Nicht der gemeinsamen Beschaffung unterliegen Druckaufträge für Sitzungsprotokolle und Beilagen des Landtags, Steuerformulare, Haushaltspläne und Haushaltsrechnungen, Prüfungsfragen, Verschlusssachen, Druckaufträge an Justizvollzugsanstalten sowie an Werkstätten für behinderte Menschen und Druckaufträge der Finanzkontrolle (Denkschrift und dergleichen);

12. Informationstechnik (IT):

a) Standardgeräte der Informationstechnik im Clientbereich: zum Beispiel stationäre und tragbare Personalcomputer, Bildschirme, Eingabegeräte, Drucker und andere Peripheriegeräte und zugehörige Dienstleistungen (auch Finanzierung);

b) Standardgeräte der Informations- und Kommunikationstechnik im Serverbereich: Standard-Industrie-Server (x86-Architektur) und dazugehörige Dienstleistungen (auch Finanzierung);

c) standardisierte IuK-Dienstleistungen;

d) Multifunktionsdrucker (MFP) und dazugehörige Dienstleistungen (auch Finanzierung);

13. Anzeigenschaltungen (Abschluss eines Rahmenvertrags mit einer Anzeigenagentur) in überregionalen Presseorganen sowie im Internet;

14. Paketpostdienstleistungen.