Berlin hat die Möglichkeiten zur vereinfachten Beschaffung erheblich erweitert. Mit der Neufassung der Ausführungsvorschriften zu § 55 der Landeshaushaltsordnung können Liefer- und Dienstleistungen bis zu einem Auftragswert von 75.000 Euro netto direkt vergeben werden. Für Bauleistungen gilt eine Direktauftragsgrenze von 500.000 Euro netto.

Die neuen Wertgrenzen eröffnen den Berliner Vergabestellen deutlich größere Handlungsspielräume. Sie bedeuten jedoch nicht, dass Aufträge unterhalb dieser Schwellen ohne nähere Prüfung, Preisvergleich oder Dokumentation vergeben werden dürfen.

Der Direktauftrag bleibt eine haushaltsrechtlich gebundene Beschaffungsentscheidung. Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Wettbewerb und Nachvollziehbarkeit müssen weiterhin gewährleistet sein.

Die neuen Wertgrenzen im Überblick

Für Liefer- und Dienstleistungen gelten nunmehr folgende Wertgrenzen:

• Direktauftrag bis 75.000 Euro netto,
• Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb bis 200.000 Euro netto,
• Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bis 200.000 Euro netto.

Für freiberufliche Leistungen ist ein Direktauftrag ebenfalls bis zu einem Auftragswert von 75.000 Euro netto möglich. Die Regelung ist nicht mehr auf Architekten- und Ingenieurleistungen beschränkt.

Bei Bauleistungen gelten folgende Wertgrenzen:

• Direktauftrag bis 500.000 Euro netto,
• Freihändige Vergabe bis 1.000.000 Euro netto,
• Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bis 1.000.000 Euro netto.

Maßgeblich ist jeweils der geschätzte Nettoauftragswert. Die Voraussetzungen für die Auftragswertschätzung bleiben daher von erheblicher Bedeutung.

Direktauftrag ist kein rechtsfreier Raum

Ein Direktauftrag ermöglicht die Beschaffung ohne Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens. Daraus folgt jedoch keine freie Auswahlmöglichkeit ohne sachliche Bindungen.

Auch bei einem Direktauftrag sind insbesondere die haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit einzuhalten. Die Vergabestelle muss sich davon überzeugen, dass der vereinbarte Preis angemessen ist und die ausgewählte Leistung den Bedarf wirtschaftlich deckt.

Hierzu ist grundsätzlich ein formloser Preisvergleich durchzuführen. Dessen Ergebnis muss in der Vergabeakte nachvollziehbar festgehalten werden. Eine Beauftragung allein aufgrund früherer Geschäftsbeziehungen oder positiver Erfahrungen reicht nicht ohne Weiteres aus.

Je höher der Auftragswert ist, desto sorgfältiger sollte die Vergabestelle dokumentieren,

• wie der Bedarf bestimmt wurde,
• wie der geschätzte Auftragswert ermittelt wurde,
• welche Unternehmen für eine Beauftragung in Betracht kamen,
• auf welcher Grundlage die Preisangemessenheit beurteilt wurde,
• aus welchen Gründen das ausgewählte Unternehmen den Auftrag erhalten soll und
• weshalb die gewählte Beschaffung wirtschaftlich ist.

Die vereinfachte Verfahrensweise reduziert den formalen Aufwand, nicht aber die Verantwortung für eine wirtschaftliche und nachvollziehbare Beschaffungsentscheidung.

Preisvergleich bleibt erforderlich

Der Preisvergleich kann grundsätzlich formlos erfolgen. Er muss jedoch geeignet sein, eine belastbare Aussage über die Marktüblichkeit und Angemessenheit des vorgesehenen Preises zu ermöglichen.

Abhängig von Art und Umfang des Auftrags kommen insbesondere in Betracht:

• die Einholung mehrerer Vergleichsangebote,
• die Auswertung aktueller Marktpreise,
• der Vergleich mit früheren Beschaffungen,
• die Heranziehung veröffentlichter Preislisten,
• eine dokumentierte Markterkundung oder
• eine nachvollziehbare interne Kosten- oder Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Frühere Auftragspreise können nur dann als Vergleichsmaßstab dienen, wenn Leistung, Menge, Vertragsdauer und Marktbedingungen hinreichend vergleichbar sind. Bei länger zurückliegenden Beschaffungen müssen zwischenzeitliche Preisentwicklungen berücksichtigt werden.

Die Vergabestelle sollte nicht lediglich festhalten, dass ein Preis „marktüblich“ oder „angemessen“ sei. Sie sollte vielmehr die tatsächliche Grundlage dieser Bewertung dokumentieren.

Wechsel zwischen den Auftragnehmern

Bei Direktaufträgen soll zwischen den beauftragten Unternehmen gewechselt werden. Damit soll verhindert werden, dass vereinfachte Beschaffungen dauerhaft und ohne Wettbewerb an denselben Vertragspartner vergeben werden.

Eine erneute Beauftragung desselben Unternehmens ist nicht ausgeschlossen. Sie bedarf aber einer sachlichen Begründung, wenn das Wechselgebot nicht beachtet wird.

Als Gründe können je nach Einzelfall beispielsweise besondere technische Anforderungen, Anschlussleistungen, zwingende Kompatibilitäten, außergewöhnliche Marktbedingungen oder konkrete wirtschaftliche Vorteile in Betracht kommen. Die Begründung muss sich auf den jeweiligen Auftrag beziehen und darf sich nicht in einem pauschalen Hinweis auf bewährte Zusammenarbeit erschöpfen.

Vergabestellen sollten daher eine geeignete Übersicht über Direktaufträge und die jeweils beauftragten Unternehmen führen. Nur auf dieser Grundlage lässt sich prüfen, ob eine angemessene Streuung der Aufträge stattfindet.

Sonderregel für Digitalisierung und Innovation

Für Aufträge im Bereich der Digitalisierung und Innovation der Verwaltung gilt eine besondere Direktauftragsgrenze von 180.000 Euro netto.

Die Sonderregelung eröffnet erhebliche Beschleunigungsmöglichkeiten, stellt zugleich aber zusätzliche Anforderungen. Vor einer Direktvergabe ist eine Markterkundung durchzuführen. Deren Ergebnis muss gemeinsam mit dem Preisvergleich dokumentiert werden.

Die Vergabestelle muss zunächst nachvollziehbar feststellen, weshalb der konkrete Auftrag dem Bereich Digitalisierung oder Innovation der Verwaltung zuzuordnen ist. Nicht jede IT-Beschaffung ist automatisch eine innovative Beschaffung. Entscheidend sind Gegenstand, Zweck und Innovationsgehalt der vorgesehenen Leistung.

Die Dokumentation sollte insbesondere enthalten:

1. Beschreibung des konkreten Verwaltungsbedarfs,
2. Begründung der Zuordnung zu Digitalisierung oder Innovation,
3. Gegenstand und Umfang der Markterkundung,
4. Darstellung der untersuchten Unternehmen und Lösungen,
5. Ergebnis des Preisvergleichs,
6. Gründe für die Auswahl des Auftragnehmers und
7. Beurteilung der Wirtschaftlichkeit.

Die besondere Regelung ist bis zum 31. Dezember 2028 befristet.

Elektronische Abwicklung ab 25.000 Euro

Ab einem geschätzten Auftragswert von 25.000 Euro gelten die Berliner Vorgaben zur elektronischen Auftragsvergabe ausdrücklich auch für Direktaufträge.

Für die unmittelbare Landesverwaltung ist vorgesehen, Direktaufträge elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Berlin oder über den digitalen Marktplatz Deutschland abzuwickeln.

Damit entsteht innerhalb der erweiterten Direktauftragsmöglichkeiten eine wichtige Differenzierung:

• Unterhalb von 25.000 Euro kann die Beschaffung grundsätzlich außerhalb der verpflichtenden elektronischen Abwicklung erfolgen.
• Ab 25.000 Euro ist der Direktauftrag elektronisch durchzuführen.
• Die Dokumentations-, Preisvergleichs- und Wirtschaftlichkeitspflichten gelten unabhängig von der elektronischen Abwicklung.

Die Vergabestellen sollten deshalb bereits bei der Bedarfsermittlung feststellen, ob die Schwelle von 25.000 Euro erreicht wird und welches elektronische Verfahren zu nutzen ist.

Verhältnis zum Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz

Die Wertgrenzen der Ausführungsvorschriften zu § 55 LHO bestimmen, welche Vergabeart angewendet werden darf. Davon zu unterscheiden sind die Anwendungsschwellen des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes.

Für Liefer- und Dienstleistungen stimmen die allgemeine Direktauftragsgrenze und die Anwendungsschwelle des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes mit jeweils 75.000 Euro netto überein. Bei Bauleistungen beträgt die entsprechende Grenze jeweils 500.000 Euro netto.

Unterhalb dieser Schwellen entfallen grundsätzlich die besonderen Anforderungen des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes. Eine wichtige Ausnahme betrifft jedoch die Tariftreue. Die Tariftreueverpflichtung gilt grundsätzlich bereits ab einem Auftragswert von 1.000 Euro netto.

Auch bei einem Direktauftrag unterhalb von 75.000 Euro beziehungsweise 500.000 Euro muss daher gesondert geprüft werden, ob tarifrechtliche Verpflichtungen einzubeziehen sind. Die Zulässigkeit eines Direktauftrags darf nicht mit der vollständigen Nichtanwendbarkeit aller vergaberechtlichen und sozialrechtlichen Vorgaben gleichgesetzt werden.

Keine künstliche Aufteilung von Aufträgen

Die erhöhten Wertgrenzen dürfen nicht durch eine sachlich nicht gerechtfertigte Aufteilung des Beschaffungsbedarfs genutzt werden.

Für die Beurteilung der einschlägigen Wertgrenze ist der voraussichtliche Gesamtwert der zusammengehörenden Leistungen maßgeblich. Regelmäßig wiederkehrende oder funktional zusammenhängende Leistungen müssen bei der Auftragswertschätzung berücksichtigt werden.

Besondere Vorsicht ist geboten bei:

• wiederkehrenden Bestellungen gleicher oder vergleichbarer Leistungen,
• mehreren Einzelaufträgen für denselben Bedarf,
• zeitlich gestaffelten Beschaffungen,
• der Aufteilung eines einheitlichen Projekts auf mehrere Auftragnehmer,
• Optionen und Vertragsverlängerungen sowie
• Rahmenvereinbarungen und Abrufleistungen.

Die Auftragswertschätzung sollte vor Einleitung der Beschaffung schriftlich festgehalten werden. Dabei sind auch vorhersehbare Erweiterungen, Optionen und Folgebeschaffungen einzubeziehen.

Neue Möglichkeiten erfordern interne Steuerung

Die deutliche Erweiterung der Direktauftragsgrenzen kann Beschaffungen beschleunigen und den Verwaltungsaufwand reduzieren. Sie erhöht jedoch zugleich das Risiko einer uneinheitlichen Vergabepraxis.

Bei Direktaufträgen bis 75.000 Euro beziehungsweise 500.000 Euro geht es nicht mehr ausschließlich um geringfügige Beschaffungen. Vielmehr können wirtschaftlich erhebliche Aufträge ohne förmliches Vergabeverfahren vergeben werden.

Vergabestellen sollten deshalb interne Vorgaben entwickeln, die insbesondere folgende Punkte regeln:

• Zuständigkeiten und Genehmigungsstufen,
• Anforderungen an die Auftragswertschätzung,
• Mindestanforderungen an den Preisvergleich,
• Umfang der Dokumentation,
• Anwendung des Wechselgebots,
• Prüfung vergaberechtlicher Nebenpflichten,
• elektronische Abwicklung ab 25.000 Euro,
• statistische Erfassung der Direktaufträge und
• Kontrolle möglicher Auftragsstückelungen.

Dabei kann es sinnvoll sein, innerhalb der allgemeinen Wertgrenzen eigene interne Abstufungen vorzusehen. Für einen Direktauftrag über 3.000 Euro können geringere Dokumentationsanforderungen angemessen sein als für eine Bauleistung über 450.000 Euro.

Freiwillige Muster für die Vergabepraxis

Für die praktische Durchführung von Direktaufträgen stehen Muster für folgende Verfahrensschritte zur Verfügung:

• Angebotsanfrage,
• Angebotsschreiben,
• Auftragsschreiben.

Die Verwendung dieser Vordrucke ist freiwillig. Sie können an die Besonderheiten des jeweiligen Auftraggebers und des konkreten Beschaffungsgegenstands angepasst werden.

Die Nutzung eines Musters ersetzt allerdings nicht die inhaltliche Prüfung. Insbesondere Auftragswertschätzung, Preisvergleich, Wirtschaftlichkeitsbewertung, Unternehmensauswahl und gegebenenfalls die Abweichung vom Wechselgebot müssen im konkreten Einzelfall nachvollziehbar dokumentiert sein.

Auswirkungen für Unternehmen

Für Unternehmen eröffnen die neuen Direktauftragsgrenzen zusätzliche Möglichkeiten, öffentliche Aufträge ohne Teilnahme an einem förmlichen Vergabeverfahren zu erhalten.

Dies betrifft insbesondere kleine und mittlere Unternehmen sowie spezialisierte Anbieter, die für bestimmte Leistungen kurzfristig und unmittelbar angesprochen werden können. Unternehmen sollten ihre Leistungsangebote deshalb so darstellen, dass öffentliche Auftraggeber Preise, Leistungsumfang und Vertragsbedingungen schnell vergleichen können.

Sinnvoll sind insbesondere:

• klare und aktuelle Preisübersichten,
• eindeutig beschriebene Leistungsbausteine,
• transparente Angaben zu Zusatz- und Nebenkosten,
• belastbare Ausführungsfristen,
• geeignete Referenzen,
• Angaben zur Verfügbarkeit sowie
• Informationen zu tariflichen und sonstigen gesetzlichen Verpflichtungen.

Ein Anspruch auf Beteiligung an einem Direktauftrag besteht jedoch grundsätzlich nicht. Unternehmen können auch nicht verlangen, dass eine Vergabestelle die neu eröffneten Wertgrenzen vollständig ausschöpft.

Praxisempfehlung für die Vergabeakte

Bei einem Direktauftrag sollte die Dokumentation mindestens folgende Angaben enthalten:

1. Bedarf und Leistungsgegenstand
   Was soll beschafft werden und weshalb besteht der Bedarf?
2. Auftragswertschätzung
   Wie wurde der voraussichtliche Nettoauftragswert ermittelt?
3. Rechtsgrundlage
   Welche Wertgrenze und welche Regelung rechtfertigen den Direktauftrag?
4. Preisvergleich
   Welche Preise oder Vergleichsangebote wurden berücksichtigt?
5. Unternehmensauswahl
   Weshalb wurde gerade dieses Unternehmen ausgewählt?
6. Wirtschaftlichkeit
   Weshalb ist das ausgewählte Angebot wirtschaftlich?
7. Wechselgebot
   Wurde das Unternehmen bereits zuvor beauftragt? Falls ja, weshalb erfolgt erneut eine Beauftragung?
8. Weitere Verpflichtungen
   Sind insbesondere Tariftreue, Mindestentgelt, elektronische Vergabe oder sonstige besondere Anforderungen zu beachten?
9. Auftragsentscheidung
   Wer hat die Vergabeentscheidung getroffen und freigegeben?
10. Statistische Erfassung
    Wie wird der Direktauftrag intern erfasst?

Fazit

Die neuen Berliner Wertgrenzen schaffen deutlich mehr Flexibilität. Liefer- und Dienstleistungen können bis 75.000 Euro netto, Bauleistungen bis 500.000 Euro netto direkt beauftragt werden. Für Digitalisierung und Innovation besteht vorübergehend sogar eine besondere Direktauftragsgrenze von 180.000 Euro netto.

Die Erweiterung der Handlungsspielräume darf jedoch nicht mit einem Verzicht auf Wettbewerb und Dokumentation verwechselt werden. Auftragswertschätzung, Preisvergleich, Wirtschaftlichkeitsprüfung, Unternehmensauswahl und Wechselgebot bleiben zentrale Bestandteile einer rechtssicheren Beschaffung.

Je höher der Wert des Direktauftrags ist, desto größer sind die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit der Vergabeentscheidung. Die Reform führt deshalb nicht zu einer dokumentationsfreien Beschaffung, sondern verlagert den Schwerpunkt vom förmlichen Verfahren auf eine sorgfältige interne Prüfung und Vergabeakte.