Sorgfältige Vorbereitung als Grundlage des Verfahrens

Der Leitfaden misst der Vorbereitungsphase besondere Bedeutung bei. Empfohlen werden zunächst eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung sowie die Bildung eines Projektteams. Dabei können neben der Vergabestelle und den verantwortlichen Fachämtern auch Schulleitungen, Eltern, Schülerinnen und Schüler sowie externe Fachberater eingebunden werden. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse sollten frühzeitig festgelegt und dokumentiert werden.

Ausgangspunkt der Beschaffung ist eine umfassende Bedarfsanalyse. Zu klären sind insbesondere:

• das gewünschte Verpflegungs- und Produktionssystem,
• die räumlichen und technischen Voraussetzungen,
• die erwartete Qualität der Speisen,
• die Anforderungen an den künftigen Auftragnehmer und dessen Personal,
• Nachhaltigkeits- und Resilienzaspekte sowie
• die Sicherung der vereinbarten Qualität während der Vertragslaufzeit.

Eine vorherige Ist-Analyse und eine rechtssichere Markterkundung helfen dabei, realistische und wettbewerbsgerechte Anforderungen zu entwickeln. Die Ergebnisse und die wesentlichen Erwägungen sind nachvollziehbar in der Vergabeakte zu dokumentieren.

Leistungsbeschreibung, Verfahrensart und Wertung

Besonderes Augenmerk ist auf eine eindeutige und grundsätzlich produktneutrale Leistungsbeschreibung zu legen. Die qualitativen Anforderungen müssen so konkret formuliert sein, dass die Unternehmen vergleichbare Angebote abgeben können. Qualitätsstandards, Nachhaltigkeitsanforderungen, Gütezeichen und besondere Ausführungsbedingungen dürfen berücksichtigt werden, soweit sie einen hinreichenden Bezug zum Auftragsgegenstand aufweisen und verhältnismäßig ausgestaltet sind.

Vor Einleitung des Verfahrens ist außerdem zu bestimmen, ob ein Dienstleistungsauftrag oder eine Dienstleistungskonzession vergeben werden soll. Davon können sowohl das anwendbare Vergaberecht als auch die maßgeblichen Schwellenwerte abhängen. Der Auftragswert ist für die gesamte vorgesehene Vertragslaufzeit einschließlich Optionen und Verlängerungsmöglichkeiten zu schätzen. Auch die Pflicht zur Losbildung ist zu prüfen und eine hiervon abweichende Gesamtvergabe gegebenenfalls nachvollziehbar zu begründen.

Eignungs- und Zuschlagskriterien sind strikt voneinander zu trennen. Während Eignungskriterien die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Unternehmens betreffen, dienen Zuschlagskriterien der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Neben dem Preis können insbesondere die Qualität und Ausgewogenheit der Speisepläne, Nachhaltigkeitsaspekte, das eingesetzte Personal oder Konzepte zur Qualitätssicherung in die Wertung einbezogen werden. Sämtliche Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsmaßstäbe müssen transparent und diskriminierungsfrei festgelegt werden.

Neuerungen des Vergaberechts 2026

Der Leitfaden berücksichtigt auch die vergaberechtlichen Entwicklungen des Jahres 2026. Nach seiner Vorbemerkung ist das Vergabebeschleunigungsgesetz am 1. Juli 2026 in Kraft getreten und hat insbesondere das Vergaberecht oberhalb der EU-Schwellenwerte geändert. Hervorgehoben werden Neuerungen bei der Gesamtlosvergabe, eine Lockerung des Vier-Augen-Prinzips bei der Angebotsöffnung sowie die erleichterte Berücksichtigung von Newcomern und jungen Unternehmen.

Gerade bei der Kita- und Schulverpflegung können die Erleichterungen für Newcomer praktische Bedeutung erlangen. Eignungsanforderungen müssen so ausgestaltet werden, dass sie zwar eine zuverlässige Leistungserbringung gewährleisten, neu gegründete oder bislang noch nicht in vergleichbarem Umfang tätige Unternehmen aber nicht ohne sachlichen Grund vom Wettbewerb ausschließen. Anforderungen an Referenzen, Umsätze oder bisherige Tätigkeitszeiten sind deshalb besonders sorgfältig auf ihre Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit zu prüfen. Der Leitfaden weist ausdrücklich darauf hin, dass auch junge Unternehmen und Newcomer eine Chance im Wettbewerb erhalten müssen.

Auch nach den Änderungen bleibt eine nachvollziehbare und eigenverantwortliche Vergabeentscheidung erforderlich. Der öffentliche Auftraggeber muss „Herr des Verfahrens“ bleiben. Externe Berater und digitale Werkzeuge einschließlich Künstlicher Intelligenz können die Auswertung unterstützen, dürfen die inhaltliche Prüfung und verantwortliche Entscheidung der Vergabestelle jedoch nicht ersetzen. Abweichungen vom Vier-Augen-Prinzip bedürfen nach der Darstellung des Leitfadens zwingender Gründe und müssen im Vergabevermerk dokumentiert werden.

Für den Unterschwellenbereich weist der Leitfaden darauf hin, dass sich die Reform der UVgO bei Redaktionsschluss noch im Gesetzgebungsverfahren befand. Zugleich bestehen weiterhin landesrechtliche Unterschiede. Öffentliche Auftraggeber müssen daher zusätzlich prüfen, welche haushalts- und vergaberechtlichen Bestimmungen in ihrem jeweiligen Bundesland gelten.

Qualität muss auch nach dem Zuschlag gesichert werden

Mit dem Zuschlag ist das Beschaffungsvorhaben nicht beendet. Die festgelegten Qualitätsanforderungen sollten durch geeignete Kontroll-, Dokumentations- und Sanktionsmechanismen vertraglich abgesichert werden. Hierzu gehören insbesondere verbindliche Qualitätsstandards, Prüf- und Nachweisrechte sowie klare Regelungen zum Umgang mit Leistungsstörungen.

Nachträgliche Vertragsänderungen sind vergaberechtlich besonders sensibel. Wesentliche Änderungen des Leistungsumfangs, der Vergütung oder anderer zentraler Vertragsbedingungen können eine erneute Ausschreibungspflicht auslösen. Bereits die Vergabeunterlagen sollten deshalb hinreichend konkrete und transparente Änderungs- beziehungsweise Optionsklauseln enthalten.

Fazit

Der neue Leitfaden verdeutlicht, dass eine wirtschaftliche, nachhaltige und qualitativ hochwertige Kita- und Schulverpflegung vor allem eine sorgfältige Vorbereitung voraussetzt. Bedarfsanalyse, Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie die spätere Qualitätskontrolle müssen von Anfang an aufeinander abgestimmt werden. Die vergaberechtlichen Neuerungen des Jahres 2026 können Verfahren erleichtern und den Wettbewerb für junge Unternehmen öffnen. Sie entbinden öffentliche Auftraggeber jedoch nicht von einer transparenten, diskriminierungsfreien und umfassend dokumentierten Verfahrensgestaltung.