Öffentliche Auftraggeber dürfen bei der Beschaffung von IT-Ausstattung nicht ohne Weiteres ein bestimmtes Fabrikat vorgeben. Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat mit Beschluss vom 2. September 2026 entschieden, dass eine Stadt die Beschaffung von 665 Tablets für ihre Schulen neu ausschreiben muss. Die Festlegung auf Apple-iPads war vergaberechtswidrig, weil die zur Rechtfertigung angeführten technischen und wirtschaftlichen Gründe nicht hinreichend konkret dargelegt und belegt worden waren.
Der Ausgangsfall
Die Stadt hatte im Jahr 2025 in einem offenen Verfahren die Lieferung von 665 Tablets der Marke Apple einschließlich Schutzhüllen für verschiedene Schulen ausgeschrieben. Mit der Beschaffung sollte ein Teil der vorhandenen Geräte ersetzt und zugleich ein zusätzlicher Bedarf gedeckt werden. Nach Angaben der Stadt waren die Schülerinnen und Schüler sowie die Lehrkräfte bereits mit Tablets dieses Herstellers ausgestattet.
Die Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Leistungsbeschreibung begründete die Stadt insbesondere damit, dass die Beschaffung eines anderen Fabrikats erheblichen zeitlichen und wirtschaftlichen Mehraufwand verursache. Die bestehende zentrale Steuerungsplattform für die Geräte, das sogenannte Mobile Device Management, müsse möglicherweise ausgetauscht werden. Außerdem könne der parallele Betrieb von Geräten verschiedener Hersteller technische Schwierigkeiten verursachen.
Das Unternehmen Samsung beanstandete die Beschränkung auf Apple-Produkte. Es sah darin einen Verstoß gegen das Gebot der produkt- und herstellerneutralen Leistungsbeschreibung sowie gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz. Nachdem die Stadt der Rüge nicht abgeholfen und die Vergabekammer den Nachprüfungsantrag mit Beschluss vom 13. August 2025 zurückgewiesen hatte, legte Samsung sofortige Beschwerde ein.
Die Entscheidung des Vergabesenats
Der Vergabesenat hob die Entscheidung der Vergabekammer auf. Nach Auffassung des Gerichts verstieß die Produktvorgabe gegen § 31 Abs. 6 Satz 1 VgV und damit zugleich gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz des § 97 Abs. 2 GWB. Die Stadt muss die Beschaffung neu ausschreiben, sofern sie an ihrem Beschaffungsvorhaben festhält. Die Entscheidung ist rechtskräftig.
Der Senat stellte dabei nicht grundsätzlich infrage, dass die Einpassung neuer Geräte in eine bestehende Hard- und Softwareumgebung eine produktspezifische Beschaffung rechtfertigen kann. Wegen der damit verbundenen Einschränkung des Wettbewerbs müsse eine solche Vorgabe jedoch restriktiv gehandhabt werden. Die vom Auftraggeber angeführten Gründe seien konkret darzulegen und erforderlichenfalls nachzuweisen.
Daran fehlte es im entschiedenen Fall. Ein pauschaler Verweis auf vermutete Inkompatibilitäten, allgemeine technische Schwierigkeiten oder abstrakte Wirtschaftlichkeitsüberlegungen reicht nach Auffassung des Gerichts nicht aus. Vielmehr muss nachvollziehbar werden, welche konkreten Nachteile mit der Zulassung anderer Produkte verbunden wären und weshalb diese Nachteile eine Beschränkung des Wettbewerbs rechtfertigen.
Insbesondere enthielten die Unterlagen der Stadt keine belastbaren Angaben dazu, welcher tatsächliche Aufwand mit einer Umstellung des Mobile Device Managements verbunden wäre und welche Kosten dadurch entstünden. Die vorgelegten Berechnungen waren nach den Feststellungen des Senats teilweise unplausibel. Auch die Einwände gegen einen Mischbetrieb von Tablets verschiedener Hersteller blieben zu allgemein und waren nicht hinreichend belegt.
Der Senat betonte zugleich, dass die Zulässigkeit einer Herstellerbindung stets anhand der Umstände des konkreten Einzelfalls zu beurteilen ist. Auch wenn eine bestimmte Produktvorgabe bei einer früheren Beschaffung gerechtfertigt gewesen sein sollte, folgt daraus keine dauerhafte Bindung für sämtliche späteren Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen.
Rechtlicher Hintergrund
Nach § 31 Abs. 6 Satz 1 VgV darf eine Leistungsbeschreibung grundsätzlich nicht auf eine bestimmte Produktion, Herkunft, ein besonderes Verfahren, bestimmte Typen oder einen bestimmten Ursprung verweisen, wenn dadurch einzelne Unternehmen oder Produkte begünstigt beziehungsweise ausgeschlossen werden. Etwas anderes gilt nur, wenn der konkrete Auftragsgegenstand den Verweis rechtfertigt. Kann der Beschaffungsgegenstand nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden, ist eine Bezugnahme nur unter Verwendung des Zusatzes „oder gleichwertig“ zulässig.
Die Entscheidung steht im Zusammenhang mit der neueren Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union zur Ausgestaltung technischer Spezifikationen. Im Urteil vom 16. April 2026 in der Rechtssache C-568/24, Sof Medica, hat der EuGH klargestellt, dass typenspezifische Anforderungen, die den Wettbewerb einschränken, nur unter engen Voraussetzungen zulässig sind. Soll auf den Zusatz „oder gleichwertig“ verzichtet werden, muss sich die Notwendigkeit des verlangten Warentyps nach der Entscheidung des EuGH zwangsläufig aus dem Auftragsgegenstand ergeben.
Zwar müssen öffentliche Auftraggeber nach dem EuGH nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung sämtliche objektiven Gründe für jede technische Spezifikation erläutern. Sie müssen jedoch in der Lage sein, die Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit einer wettbewerbsbeschränkenden Vorgabe anhand der Vergabeunterlagen nachvollziehbar zu begründen. Die Ausschreibungsunterlagen müssen außerdem klar, präzise und eindeutig formuliert sein.
Bedeutung für die Vergabepraxis
Der Beschluss betrifft eine in der öffentlichen IT-Beschaffung häufig auftretende Konstellation. Ist bei einem Auftraggeber bereits eine bestimmte Hard- oder Softwareumgebung vorhanden, erscheint es oftmals technisch und wirtschaftlich naheliegend, auch Ersatz- und Erweiterungsbeschaffungen auf Produkte desselben Herstellers zu beschränken. Allein der vorhandene Gerätebestand oder die Nutzung eines bestimmten Verwaltungssystems trägt eine solche Beschränkung jedoch nicht.
Auftraggeber sollten vor einer produktspezifischen Ausschreibung deshalb insbesondere prüfen und dokumentieren:
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Welche funktionalen Anforderungen bestehen?
Es ist konkret zu bestimmen, welche technischen Funktionen, Schnittstellen und Sicherheitsanforderungen zwingend benötigt werden. -
Welche Alternativprodukte sind am Markt verfügbar?
Der Auftraggeber sollte belastbar ermitteln, ob andere Produkte die funktionalen Anforderungen ebenfalls erfüllen können. -
Welche konkreten Umstellungsmaßnahmen wären erforderlich?
Allgemeine Hinweise auf Migration, Schulung oder Systemintegration genügen nicht. Erforderlich sind nachvollziehbare Angaben zu den tatsächlich notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen. -
Welche Kosten entstehen bei einem Herstellerwechsel?
Zu berücksichtigen sind nicht nur Anschaffungskosten, sondern gegebenenfalls auch Migrations-, Lizenz-, Schulungs-, Betriebs- und Folgekosten. Die Berechnung muss transparent, plausibel und überprüfbar sein. -
Ist ein Mischbetrieb technisch möglich und zumutbar?
Behauptete Kompatibilitätsprobleme sollten anhand konkreter Schnittstellen, Systemanforderungen oder technischer Stellungnahmen belegt werden. -
Gibt es wettbewerbsschonendere Alternativen?
Zu prüfen ist insbesondere, ob eine funktionale Leistungsbeschreibung, die Zulassung gleichwertiger Produkte oder eine losweise Beschaffung den Bedarf ebenso sicher decken kann. -
Ist die Herstellerbindung auch für die konkrete Folgebeschaffung erforderlich?
Die Rechtfertigung muss für jedes neue Vergabeverfahren erneut geprüft werden. Eine frühere Systementscheidung begründet keinen dauerhaften vergaberechtlichen Bestandsschutz.
Gerade bei IT-Beschaffungen sollten Auftraggeber außerdem die Gefahr eines langfristigen „Vendor Lock-in“ berücksichtigen. Je stärker eine bestehende Infrastruktur künftige Beschaffungen auf einen Hersteller festlegt, desto sorgfältiger müssen die technischen und wirtschaftlichen Ursachen dieser Abhängigkeit untersucht und dokumentiert werden. Dass dies auch in der eigenen Beratungspraxis bereits bei produktspezifischen Storage-Beschaffungen eine zentrale Rolle spielte, zeigen die vorhandenen Unterlagen zur Prüfung von Kompatibilität, Migration, Folgekosten und alternativen technischen Lösungen.
Fazit
Die Entscheidung des Oberlandesgerichts Düsseldorf schließt produktspezifische IT-Beschaffungen nicht aus. Sie erhöht jedoch die Anforderungen an deren Vorbereitung und Dokumentation. Wer sich auf eine bestehende Hard- und Softwareumgebung, einen erhöhten Migrationsaufwand oder wirtschaftliche Nachteile beruft, muss diese Umstände bezogen auf die konkrete Beschaffung nachvollziehbar untersuchen, quantifizieren und belegen.
Für öffentliche Auftraggeber bedeutet dies: Die bloße Fortführung eines vorhandenen Systems ist kein Selbstzweck. Je stärker eine Produktvorgabe den Wettbewerb einschränkt, desto belastbarer muss nachgewiesen werden, dass funktionale, technische und wirtschaftliche Alternativen nicht in gleicher Weise geeignet oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand umsetzbar sind. Für Schulträger gewinnt dieser Maßstab insbesondere bei anstehenden Ersatz- und Erweiterungsbeschaffungen digitaler Endgeräte erhebliche praktische Bedeutung.
OLG Düsseldorf, Beschluss vom 2. September 2026, VII-Verg 38/25